凡事预则立不预则废。在日常工作中,提前做好计划是必不可少的一环,对顺利高效完成任务起着至关重要的作用。而如果没有事先计划就开始工作,容易偏离方向不说,还会严重影响工作的效率和质量。
然而在现实中,每个时间段甚至每天都需要处理大量的任务,仅仅靠拿个小本本手工做计划很容易遗漏,也可能占用大量的时间和精力。因此就需要借助一些方法论和第三方工具来安排计划,执行落地。
关于计划的安排和执行,可以借助PDCA工作法来实现,同时还可以用一款好用的计划安排软件—飞项化繁为简,提升效率。将二者融合,即使再繁琐的计划和任务都能轻松应对。
PDCA工作法包括计划、执行、检查、处理四大环节,这个方法的意义在于提供一套完整的计划和目标管理流程,强调在计划制定和任务执行过程中,确保任务可以顺利完成。
接下来分享一下,如何用PDCA工作法结合计划安排软件飞项让繁杂的计划,繁琐的任务井井有条,顺利高效推进。
P(计划):明确任务,制定目标
在计划环节,可用计划安排软件飞项创建事项,用小程序/APP/PC/微信机器人创建均可,有“快速创建”和“详细创建”两种模式可供选择。同时飞项还支持微信文件、本地文件等多种文件导入和上传,让资料和事项建立连接;另外事项详情内支持“复制事项”功能,支持用户对可复用的事项进行快速创建或者更改。
D(执行):联系沟通,协同完成
计划安排好之后,就到了执行的关键环节。在执行计划时,除了个人独立完成的简单任务外,还需要和其他成员协同完成复杂的工作任务。这时候,就可以用飞项的事项派发功能,将需要协同的事项派发给协作人,协作人可以是微信好友或者飞项协作人,并且飞项还支持派发子孙事项。
在协同完成任务过程中,还可借助计划安排软件飞项的事项IM功能与协作人实时沟通,沟通过程中可边聊边发起小任务(支持同步到日程)、标重点等。也可以在小任务预约会议、发布公告等,确保每个协同环节都能顺利推进,避免产生死结。
C(检查):掌握脉络,保证效率
在检查环节,计划安排软件飞项也同样能提供很多功能上的支持。通过项目-事项列表和脉络图功能,就能直观查看整个项目的整体情况及任务完成情况。同时,事项列表还支持对事项进行筛选,看看完成进度如何,或是某位协作人参与了哪些事项等等。
这样就能及时检查发现任务执行过程中是否存在问题,是否有“拖后腿”的任务。如果有,则可以及时制定措施加以补救。从而就避免了因为个别任务而影响整个计划执行效率情况出现,让整体效率得到了保证。
A(处理):记录复盘,总结心得[1]
在最后的处理环节,针对前期执行计划过程中的亮点和不足,可以使用计划安排软件飞项的事项总结功能完成任务后的复盘和总结,该功能支持文本编辑和文件上传,可快速沉淀项目成果并可直接同步给项目内的所有成员。
勤奋努力+正确方法+讲究效率=成功,这是爱因斯坦列下的著名成功公式。对于职场人来说,正确的方法除了PDCA理论之外,还需要有像计划安排软件飞项一样的强大工具提供帮助。二者相得益彰,提升效率,事半功倍,从此不再“瞎忙”。
[1]更适合用【事项总结】功能,总结的经验直接同步给是想内的所有成员
