在传统档案的数字化转换过程中，工作人员应对档案的数字化转换了如指掌，还应设立专门的资料室保存未进行数字化转换的传统档案，防止传统档案在没有保护的情况下被泄露或销毁。在档案信息化建设过程中，工作人员也应采取相关措施保护档案的安全。他们不得在工作时间擅自离开工作岗位，禁止在工作时间吃喝，使用明火，并在数据转换后将档案放回原位妥善保管。如发现档案有损毁情况，应及时向管理人员报告，确保档案管理部门每项工作都能找到专人负责，保证各项工作正常有序进行，避免人为因素对档案信息安全的不利影响。此外，在档案信息系统的管理过程中，档案信息的安全保密是第一管理目标，以防止不法分子通过各种手段窃取信息，确保档案信息的安全。为了更有效地管理档案信息，应明确分配工作人员的任务，并对其进行合理有效的分工。确保员工能够时刻保持一丝不苟、严谨的工作状态，避免员工在工作时间使用部门电脑进行工作以外的活动。
提高档案工作者的综合素质。
信息管理的操作是由档案工作者进行的，因此档案工作者不仅是提高档案信息价值的途径，也是保证档案信息安全的执行者。因此，档案工作者不仅要具备相关的专业知识和能力，还要具备专业知识和信息安全知识，才能保证档案信息化建设和管理的安全。因此，学校管理者应努力建设和优化档案管理，对聘用的档案管理人员进行传统档案管理和信息档案管理知识的全方位考核，确保应聘人员具备管理档案的能力。同时，档案管理部门要通过档案信息管理的经典案例，对工作人员进行定期的技能培训和知识培训，加强工作人员的知识储备和管理技能，确保工作人员能够深刻理解传统档案管理和档案信息管理的异同，使工作人员快速认识到档案信息管理的关键内容，从而保证档案信息管理的质量和效率。此外，档案信息管理的安全性也是档案工作者必须了解的问题。通过技术和管理的整合，提升档案信息管理的安全性和系统性。
提高档案管理的信息安全意识。
学校档案信息的安全关系到成千上万师生的信息安全，所以档案人员的安全意识直接影响档案信息的安全，因此对档案人员的思想教育和职业道德的监管尤为重要。首先，每个在职人员都要进行严格的信息安全教育，不要在工作中使用u盘存储和交接数据，要说明使用u盘的危险性和可能存在的风险；不要在电子文件管理系统专用计算机上安装任何与工作无关的软件；不要打开来历不明的文件，因为目前我们看到的带病毒软件都会披上安全文件的外衣。因此，在培训中，我们应该提醒档案管理人员提高警惕，谨慎处理任何来历不明的档案。其次，要保证信息管理人员具备处理突发事件的能力，在突发事件发生时能够快速反应，减少信息泄露造成的损失。此外，工作人员还要学习防火墙的工作原理，以确保能够及时发现网络中的非法行为和被黑客攻击的迹象，识别网络病毒的入侵，并快速有效地进行拦截。
综上所述，目前我国高校档案信息化的建设速度和发展水平都是比较快的。在信息技术飞速发展的强大支撑下，只要着力解决存在的问题，就可以完成从传统档案信息向信息档案的转变，给师生和学校带来便利。
