秘书是做什么的？在我浅薄的认知里，我觉得秘书就像领导身边的打杂的。
我不是秘书出身，也没有做过类似的工作，更谈不上了解这个职业。秘书的刻板印象在我心中一直是那么的无伤大雅。
直到一次偶然的机会，朋友给了我一本《老秘书工作笔记》，我才改变了之前的错误观念，对秘书这个职业有了全新的认识。
秘书，我明白了。
秘书的定义是协助领导联系接待、处理文件和交办事项的工作人员。
01.我们都瞧不起秘书。
在一个单位，你可能是某个领域的专家，你可能擅长一件或几件事，但你不是什么都懂。但秘书是个全才。
秘书除了端茶倒水、收发快递等琐事，还要管理财务、组织会议、策划活动或商务接待，甚至还要管理领导。
无论是公文写作、内外部门沟通，还是领导出差、日程安排等。，秘书都精通。
在《老书记工作笔记》的作者张小雯看来，书记绝对不是花瓶，而是“千手观音”。
不是每个人都能做好秘书这份工作的，或者说要做一个合格的秘书，还有很多东西需要培养。
似乎我们都鄙视秘书这个职业。
什么是秘书？秘书需要做什么？怎样才能做好秘书工作？作者在书中解释过。为初入职场的秘书打开了一扇智慧之门，也为老秘书指明了晋升之路。
这本书的另一个亮点是，在每一部分理论知识的背后，都有一个相关案例的分析和总结。这种理论解释结合实际应用，不仅外行人能理解，而且有锦上添花的效果。
02.秘书的工作如下
某公司面试秘书时，给出了以下面试问题，问如何处理这些事情。
“如果你是一家互联网公司的总秘书，现在是周一早上九点。九点半，将有一个公司主管的早餐会。你应该联系会议的两位负责人。开会前需要调试会议设备，准备会议资料和早餐。
这时候领导发来消息说会议资料更新了，需要你从邮箱下载重新打印。另外早餐会临时加两个高管，你负责通知。然后，你收到合伙人的消息，说给领导送了一盆花，快递已经到楼下了。希望你能安排人来收。
与此同时，你也收到了一个主任的消息，让你帮忙组织中午的会议，安排会议餐。这个主任对你没有直接管理权，只是临时找你帮忙。秘书处也发来消息，要求你在十一点之前交一份报告。
还有，司机急着打电话，说是九点一刻，领导还没下楼。然后，领导的爱人打电话说孩子发烧了，让你帮忙挂号。"
看了这一堆东西的声明，我已经投降了，感觉一个比一个大，不想去想应该怎么做才能合理的处理这些事情。
秘书的工作原来是这样的。
在书中，张小雯说，这些日常工作内容并不是简单地把事情按优先顺序排列，安排先做这个还是先做那个，而是考验秘书的日程管理能力。
03.秘书工作可以这样做
普通人的作息时间管理就是安排好自己每天的工作、生活、学习时间。秘书的日程管理比这复杂多了。除了安排好自己的工作，还要做好领导的工作计划。
领导的工作量和工作顺序也有很多要注意的。例如，秘书应该估计每件事需要多长时间。还有，要主观判断领导更愿意先做哪件事。另外，秘书要非常了解领导的重点。
总之，秘书需要照顾到每一个细节，未雨绸缪，做好准备，才能从容不迫，从容应对突发事件。
秘书的日程管理的目的是把所有的事情都记录下来，在规定的时间内解决，要保证不漏，最好是准确的。
张小雯推出的GTD系统可以完美地解决上述所有问题，包括复杂的面试问题。
GTD系统很简单:先分解收到的任务，然后确认下一步行动，直到一切都处理妥当。
也就是说，每次我们接到新任务，我们都可以把它输入GTD系统:
第一步:“两分钟原则”。如果2分钟内完成不了，就进入第二步:“转移原理”。如果不能交给别人，就进入第三步:“眼前原则”。如果事情不是那么紧急，不需要马上做，那么就进入第四步:“今天的原则”。如果今天没必要讲完，那就进行到最后一步:“区分原则”。明确区分待办事项并记录在相应的日程中，属于学习资料的则存储在数据库中，通过drawing 空进行阅读和学习。
这样事情就会按部就班的合理安排，效率高，不会遗漏。任何看似复杂的事情都可以通过应用这个系统轻松解决。
原来秘书工作还可以这样做。
写在最后
老书记的工作笔记绝对是一本干货满满的书。书中涵盖了方方面面的知识，可供秘书使用，在其他工作和生活中也非常实用。这本书不仅教会了我们如何做秘书，也教会了我们做人的道理。
我非常赞同北京华控投资咨询有限公司助理合伙人魏飞飞的一句话:这本书集合了各路前辈的经验，你将来某个时候可能会用到。
学习，永不止步；做人一直在进行。
职场好书，推荐给你。
