第一章 人力行政部运营管理综述
第一节 人力行政部概述
人力行政部现阶段运营模式：
根据公司2019年战略部署，结合组织架构调整规划，按照对市场现状、行业发展、战略整体的考虑以及结合对各项目部提供服务需要，在总部和各管理部之间设置一个职能机构，整合全部或部分职能部门的权责，由人力行政部2019年重点对各管理部进行统一的服务与协调，协助或指导各管理部与公司总部之间的资源共享和资源优势互补，通畅上传下达，规范步调统一，最终实现公司阶段性目标和长远规划目标。
人力行政部整合人事管理、培训管理、行政管理和宣传管理四个职能板块，按照公司的发展要求，在人力行政部分管副总的统一管理下，协调、整合，发挥最大人力价值，完成公司领导下达的既定工作任务目标。
设置人力行政部经理一职，配合分管副总对人力行政部各板块工作进行任务分解和协调，主抓内部绩效工作，按照既定月度工作任务推进表的进度要求，督促和检验各板块的工作成效。
按照2019年任务部署需要，人事、行政、培训和宣传工作由各管理部所属项目指定专员，根据内部工作需要配合完成对口部门的统一工作安排。
具体人力行政部组织架构：
3、人力行政部部门人员编制：
4、分工与协作：
5、公司内部信息沟通机制工作规则
沟通形式
第一条信息沟通：通过公司内部文件的下发和公司微信群页面的形式进行公布。
1、规章制度类文件
规定各种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准并经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主题、格式、适用期长久，一般不针对具体个人、具体时间，并在相应范围内必须遵循的基础性制度；
2、联络、通知类文书
进行各种具体事务联络、通知、总结等文书。一般适用期较短，针对性较具体，适用期过后，多数无保存价值或存档年限短。另外，有些临时性或试行性制度也可采用此类形式。
3、报告、报表类文书
下级呈报上级，下属部门呈报直接主管部门、主管部门向公司或总经理的报告，专项工作汇报及各项业务报表等，分为定期及不定期的呈递；
a、须定期呈报的有：
出入库管理明细表、考勤汇总表、缺岗、招聘、入离职数据及员工档案资料、内部推荐及老带新管理明细表、业主微信群工作月报、项目荣誉及评价管理台账、宣传册领用及发放明细表、新入职员工集中培训明细表；
b、日报、周报、月报、年工作总结。
4、公司微信群是重要的沟通方式，主要发布重要事件、项目重大事项和员工活动等;
a、公布内容:
涉及项目日常动态和的信息与活动的部门供稿；
重大活动、决定、决议、公司领导指示精神进报道，由活动组织或所涉及的部门负责；
b、其他重要信息。
第二条上报方式: 各项目报表要求由对口专员将信息发送到人力行政部对口负责人。
调研、面谈
第三条公司人力行政部定期到一线员工中征集意见、建议，对于合理化建议建议一经采纳，根据情况给予相应嘉奖。
制度的监督执行
第四条人力行政部负责各项目的工作报表上报和信息情况统计，对未提前说明原因又未按时间要求执行上报的人员，在每季度中进行考评。
第二节 人力行政部分管副总岗位职责
工作概述：
协助总经理对公司人力行政部运营，负责公司内部行政管理、物资监管、人事管理、绩效考核标准建立、宣传管理、培训管理及公司运营管理优化等工作的规划和监督，对公司人力行政部运营结果负责。
工作关系：
直接上级：总经理
直接下级：人力行政部经理
合作部门：公司各管理部、财务部
主要岗位职责：
1、直接对公司总经理负责；
2、需及时对公司的发展战略规划提供建设性意见；
3、负责制定公司人力行政部创新管理机制和现代化运行模式，推动公司人力行政部的办公效率，提高公司人力行政部的管理水平；
4、根据公司的整体发展要求，负责完成人力行政部各项考核指标；
5、负责人力行政部各项管理制度推行、行政审批、费用预算控制；
6、负责维护人力行政部与公司内部关系及对外业务的组织和协调。
工作目标及衡量标准：
1、工作目标：公司其他管理部满意度≥90%
2、工作目标：公司内其他项目部投诉次数不高于12次
3、工作目标：人力行政部内部满意度≥80%
4、工作目标：公司外部投诉次数为0
第三节 人力行政部经理岗位职责
工作概述：
协助人力行政部分管副总对公司人力行政部实施管理，负责组织协调人力行政部人事、培训、行政和宣传管理，按照公司制定的工作计划完成各项工作目标。
工作关系：
直接上级：人力行政部分管副总
直接下级：人事培训主管、行政宣传专员
合作部门：公司各管理部、财务部
主要岗位职责：
1、直接对公司人力行政部分管副总负责；
2、配合人力行政部分管副总完成人力行政部流程建设、制度管理、经营计划、目标责任签订、行政审批流程、费用预算；
3、按照公司年度工作任务，督导人力行政部各部门分解工作计划，并监督落实和执行情况，确保人力行政部内部沟通顺畅、运转正常；
4、与分管副总共同负责对部门内部员工绩效考核管理评定及绩效沟通，与部门内部员工进行月度工作任务分解，建立共同认可的绩效考核内容，报分管副总审核后落实执行；
5、增强内部协作意识，加强内部培训和团队建设。
工作目标及衡量标准：
1、工作目标：公司内其他项目部投诉次数不高于12次
2、工作目标：人力行政部内部满意度≥80%
3、工作目标：人力行政部年度BSC任务完成率≥90%
第二章 人事管理标准化管理制度
第一节 人事管理职责及工作目标
人事管理职责
1、根据公司人力发展规划，制定公司基础人事管理程序及规章制度，协调公司各项目部、各部门共同有效开发和利用人力，满足公司的经营管理需要。
2、负责定期对人力市场各种供需关系及用工成本的调研工作，为公司制定和调整人力规划方案提供及时有效的数据分析报告。
3、负责公司招聘需求的统计、员工流动率分析、招聘渠道分析与选择、制定年度招聘计划，并组织各项目部配合实施。
4、负责应聘人员的初级面试、岗位推荐及后续跟踪，做好人员异动统计和相应人事手续办理。
5、负责公司员工档案、劳动合同、各类人员证件及保险管理，对公司用工风险及时提出合理化建议。
6、负责公司日常考勤以及福利管理，负责对各项目考勤定期抽检。
7、负责定期组织各项目部人事专员的业务学习，提高公司整体人事管理水平和业务技能，保障部门工作任务能够按计划完成。
8、做好公司年度人事管理费用预算。
二、人事管理工作目标及衡量标准
1、公司年度招聘任务完成率≥80%
2、公司年度员工留存率≥80%
3、公司年度离职率≤20%。
4、人力资源流程管理手续合格率100%。
5、员工档案合格率100%。
6、人事专员培训覆盖率100%，合格率≥95%。
第二节 岗位职责说明书
人事主管岗位职责
工作概述：协助
人力行政部
经理负责公司人力资源体系的建设和管理，制定公司长短期人力资源管理目标，完善公司人力资源管理制度和工作流程，高效执行公司年度人事管理任务，培训和提升各项目人事专员相关工作技能和专业技能，控制企业人才流失率和用工风险。
任职资格
工作关系
1、直接上级：人力行政部经理
2、直接下级：各项目人事专员
3、合作部门：公司各管理部、各职能部
岗位职责
1、管理：根据公司人力发展规划，协助人力行政部经理制定公司基础人事规章制度及管理程序；协调公司各管理部、各职能部对其人力资源的开发和利用，保障公司经营管理所需的人力资源需求；负责公司员工日常考勤以及福利管理；制定公司年度人事管理费用预算。
2、服务：负责定期对人力市场供需关系及用工成本的调研，为公司人力资源规划提供及时有效的数据支持；负责公司招聘需求的收集、招聘渠道的评估与选择，负责员工离职率分析及年度招聘计划的制定，并组织各项目开展招聘工作；负责应聘人员的初级面试、岗位推荐及后续跟踪，做好人员异动统计和相应人事手续办理；负责公司员工档案、劳动合同、各类人员证件及保险管理，对公司用工风险及时提出合理化建议。
3、协调：负责定期组织各项目人事专员的业务培训，提高各项目整体人事管理水平和业务技能，保障部门工作任务能够按计划完成。
4、监督：根据项目运营手册，负责对各项目人事管理工作的定期抽检、考核及评估。
第三节 规章制度
人事管理规定细则
总则
第一条 为实施“以人为本”的人才管理战略，进一步规范和加强公司的人事管理工作，做到定岗定编、以岗用人，协调劳动关系，充分发挥员工积极性、能动性和创造性，促进公司健康、稳定、持续发展，特制定本管理细则。
第二条 人事管理工作包括人力规划、编制管理、人事流程管理、劳动关系、福利保险、员工档案管理。人力规划主要是从公司战略规划和发展目标出发，根据内、外部环境的变化，预测人力资源的需求，制定公司人力计划的总原则、总方针、总目标。编制管理主要是确定机构设置与人员编制，建立符合专业技术人员、管理人员及各类岗位要求的管理制度，形成人员能进能出、职务能上能下、待遇能升能降、奖优罚劣、科学灵活的用人机制；人事流程管理主要是指导和监督员工的招聘录用、流动与调配等相关流程的规范性和适用性。考勤请假、劳动关系、福利保险、奖惩等制度未尽事宜详见《员工手册》相关内容。
第三条 本细则适用于公司全体员工。
责任单位及职责
第四条 责任单位
人力行政部分管副总为全面管理负责人，人力行政部经理负责具体实施标准控制，相关分管副总、人事经理/主管、各项目经理及人事专员为直接责任人。
第五条 职责
1、负责公司人事管理制度拟定、人事流程管理、人事开发、劳动关系管理、福利保险管理、人事管理队伍建设的指导与规范、考评与改进及费用管控。
2、直接负责公司年度人事工作任务的编制，人事流程、开发、劳动关系、保险管理、工会管理的统一规划，任务分解及组织实施。
3、各项目人事专员负责承接人事管理部下达的工作计划，负责各项目部人事管理制度的执行及日常人事流程管理。
定岗与定编
第六条 为更好地控制公司人员编制，有效地管理和规范人员的入离职。通过人员编制控制，合理开发和利用人力资源。最终达到人力资源合理配备，精简高效，特制订本办法。
第七条 定岗定编活动每年至少进行一次，于签署项目经营责任书时确定。
第八条 人员编制设定以各管理部、各项目部制定的人员编制情况为基础，经分管副总审核，总经理批准后实施，人力行政部备案存档。
第九条 因部门/项目扩大发展、调整、业务变更或增加业务量而提出的配置不足，可申请调整或增加人员配置，经分管副总、总经理批准后由公司人力行政部人事管理部执行。
招聘与录用
第十条 为了使公司有效、合理地利用人力资源，在人才招聘管理方面规范化、程序化，特制定本制度。
第十一条 招聘渠道
1、内部渠道：首先考虑从公司内部选拔、调配人才，在公司内部发布竞聘公告信息，鼓励公司内部人员竞聘。
2、外部渠道：公司根据招聘职位的特点，合理选择渠道，充分发挥各渠道的优势，增加有效应聘人员数量，确保入职率。外部招聘渠道主要有以下六部分：
2.1 人才交流服务中心：由各项目部安排人事专员参加招聘，建立长期合作关系，以满足基层岗位和某些专业技能岗位的需求。
2.2 招聘会：人力行政部应在每年春、秋两季人才流动高峰期，参加权威机构举办的大型招聘会，适时补充人员，储备人才。
2.3 招聘广告：人力行政部制定招聘广告或传单模板，各项目部人事专员于项目周边指定位置张贴或散发，实施动态招聘，及时补充人员。
2.4 网络招聘：人力行政部应选择至少一个知名度较高的招聘网站进行合作，扩大招聘影响。
2.5 校园招聘：根据山西省高校、技校专业情况，可在每年4—5月与其建立合作关系引进学校实习生，完善人才储备。
2.6 行业内共享招聘：与行业内人力资源负责人建立良好工作关系，互通有无，资源共享，实现双赢。
第十二条 内部推荐奖励机制
公司鼓励内部员工推荐符合公司用工要求的人员入职，内部推荐须由项目经理/部门经理报分管副总审批，并提前报备人力行政部；被推荐人转正后满3个月，给予推荐人现金奖励100-300元。
第十三条 老带新奖励机制
为使的优良传统得到传承，充分发挥部门骨干的经验力量，使入职新员工尽快融入工作团队，并能够熟练掌握岗位技能，由项目经理报分管副总审批，为新员工指定一名负责“传、帮、带”的老员工，指定范围为上年度忠诚奉献奖得主、上年度优秀员工得主、本年度人才梯队储备管理人员以及在职主管级以上管理人员，并提前报备人事管理部；用人部门依据岗位设定培养任务，新员工在指定老员工辅导下转正满6个月，提交培养任务完成情况报相关人事专员，由项目经理审批后，给予相关引导人现金奖励200元。
第十四条 内部职工子弟推荐奖励机制
针对于刚毕业的公司内部员工子弟，凡被推荐到公司来就业的，公司将依据其个人学历及技术专长等条件，安排到符合要求的用人部门，为其提供参加学习和培训的机会，给予其一技之长，经项目经理/部门经理报分管副总审批通过，并报人事管理部备案，被推荐人转正满3个月后，给予推荐人现金奖励500元。
第十五条 招聘岗位描述
由用人部门于年初提交缺岗人员岗位名称、任职资格、工作职责等要求进行统一综合描述。
第十六条 招聘费用
1、人才交流服务中心招聘、招聘广告喷绘或传单、网络招聘等相关费用由各项目部负责。
2、招聘会、校园招聘由人力行政部统一提报分管副总审批后执行。
第十七条 简历流转
1、各项目部自行招聘的应聘者简历由人事专员分类筛选并安排面试。
2、拨打人力行政部电话咨询的应聘者简历由人力行政部进行记录筛选后，通过钉钉、微信、电子邮箱等方式发送至各项目部人事专员安排面试。
第十八条 面试
1、由各项目部组织招聘面试的，填写《应聘登记表》后由项目人事专员进行初试，初试合格报用人部门负责人复试。
2、由人力行政部组织招聘面试的，人事主管进行初试，初试合格则将其个人简历通过钉钉、微信、电子邮箱等方式发送至相关项目部人事专员，由用人部门负责人复试。
3、初试主要是对应聘者的基本素质、基本技能、工作稳定性、原薪资福利状况进行调查，了解其离职原因及薪资福利要求，同时应当依法如实告知应聘者有关工作内容、工作条件、工作地点、职业安全状态、薪资福利及其所需了解的情况。
4、复试官须由招聘岗位的部门负责人或授权人员担任，授权人员须是主管级以上级别。
5、复试主要考查应聘者的专业/业务能力，必要的岗位需进行相关测试，符合岗位要求者即可考虑录用。
6、复试人员可在面试中询问应聘者的薪资要求及最低接受薪资标准，但无权向应聘者承诺薪资福利等具体标准。
入职管理
第十九条 入职
1、凡公司正式员工均应按程序统一办理入职。
2、经各项目核定录用入职的应聘者，由人事专员与用人部门沟通确认新员工入职日期、携带材料并办理入职手续，7日内报人事管理部备案存档。
3、经人力行政部核定录用入职的应聘者，由人事主管与用人部门确认新员工入职日期、携带材料并办理入职手续。
转正与异动
第二十条 试岗
1、各项目人事专员审核试岗人员资料无误后，讲解试岗期7天工作要求，并为其办理相关手续。
2、办理试岗手续后，由人事专员带领新员工到其所属部门报到，开始试岗，部门指派专人进行新员工的入职引导。
4、人力行政部负责入职培训，新员工必须参加入职培训，培训合格后，由其所属部门入职引导人报部门负责人审批同意后进入试用期，并告知当事人结果。
5、新员工试岗期间不得请假、迟到、早退，如因特殊情况请假则其试岗期顺延相应天数。
第二十一条 试用
1、试用期1—3个月。
2、各用人部门负责试用期员工岗前培训。
3、试用期员工按照工作班次记录考勤，如果因工作原因被临时借调到其他部门，试用期不变，如果因个人原因调到其他部门，试用期顺延。
第二十二条 转正
1、试用期员工经用人部门岗前培训考核合格方能转正。
2、由员工本人提出转正申请并填写《转正申请审批表》，其所属部门负责人初审通过后报项目经理、分管副总审批后转正，并告知当事人结果，同时送人力行政部备案。
3、试用期内岗前培训不合格者，应参加二次培训，合格后转正，否则，由用人部门决定是否结束试用。
第二十三条 调动
1、调动是组织内平行的人事异动。
2、审批权限
2.1 基层员工和普通管理岗位：部门内部调动由部门负责人核准，部门之间调动由调出部门及调入部门负责人共同核准后，填写《调岗表》报项目经理审批后执行。
2.2 主管级以上管理岗位：由调出项目及调入项目经理共同核准后报分管副总审批后执行。
2.3 同岗调动无试岗期，非同岗调动则根据原岗位与现岗位的实际工作任务和任职要求的不同，设定1-3个月试岗期，其薪资自调动之日起执行试岗期薪资。
2.4 试岗考察期结束后，经用人部门岗前培训考核合格，执行调动后岗位薪资。
2.5 接到调动通知后，调动人员应于指定日期内办理移交手续，履任新职，不得借故推诿或拒绝交接。
附表：
1、调岗表模板
第二十四条 晋升
1、出现岗位空缺时，首先考虑内部人员选拔，无合适人选时，考虑外部招聘。
2、员工年度内接受重大处罚未抵消者，次年不能晋升职位。
3、各岗位人员晋升由直接上级负责人提名，填写《晋升审批表》，其分管副总审批；职能部门负责人及项目经理级以上人员晋升，由总经理审批。
4、凡晋升到新岗位的人员，均设定两个月试用考察期，其待遇、薪资自考察期结束之日起执行新的岗位工资。
5、试用考察期结束后，由用人部门进行转正测试，测试合格即上报项目经理、分管副总审批转正。
附表：
1、晋升审批表模板
第二十五条 降职
1、对于不能胜任本职工作或符合公司相关处罚制度予以降职的员工，希望调任其他空缺岗位的，征求用人部门负责人意见，同意接收使用的，可派遣到新的岗位。
2、用人部门需与降职人员提前沟通，未达成共识时出现脱岗或怠工现象，可予以劝退。
3、相关权限同调动，降职薪资由降职之日起重新核定执行。
4、用人部门填写《降职审批表》上报项目经理、分管副总审批后备案。
附表：
1、降职审批表模板
第二十六条 辞退
1、公司对重大违纪、不符合工作要求、个人原因请假超过2个月的员工有辞退的权力。
2、辞退员工时，必须由其所属部门负责人提出申请，按照《离职审批表》填写相关内容后报项目经理/分管副总审批后执行，并报人力行政部备案。
3、被辞退员工应及时办理保险转移手续，公司将于解除劳动关系之日起办理报停，由于个人原因未能及时办理社保转移手续的，相关责任由被辞退员工自行承担。
第二十七条 辞职
1、员工因个人原因可以提出辞职。
2、转正员工需提前三十日以书面形式填写《离职申请表》报其所属部门审批后送人力行政部备案，试用期员工需提前三日。
3、员工办理离职手续时，按照《离职审批表》、《工作交接表》填写相关内容进行逐项审批后送人力行政部备案。
4、员工逾期未办理离职手续或未办理移交手续即离职者停发工资。由其所属部门负责人填写工资停发单报项目经理、分管副总审批后报送财务部执行。如造成公司损失的，公司将依法追究其相关责任。
第二十八条 退职
1、根据经营管理需要，公司对年龄满60周岁以上的男性员工和年满50周岁以上的女员工办理退职手续。
2、各管理部、项目部如因特殊情况需留用退职人员，需办理申请手续并提交该员工相关体检证明，经分管副总、总经理审批后报人力行政部备案。
离职管理
第二十九条 为建立规范、完整的离职管理制度，保证公司工作顺利开展和信息资料资产以及客户关系的安全，特制定本制度。
第三十条 申请离职
离职人员应提前与用人部门进行沟通，并严格按照公司离职操作流程申请，办理相关移交手续、物品、设备等，并清算个人借款。特殊岗位员工离职至少提前一个月提出申请，等待正式工作交接后方可办理离职手续。
第三十一条 离职声明
离职人员办理离职手续时，必须与公司签订《离职声明》，同时，人力行政部通过企业内网对离职人员名单进行公示，工作交接人对企业外部联系人进行正式通告。
第三十二条 离职面谈
1、本着善待离职者原则，对于主动离职员工，通过离职面谈了解员工离职的真实原因以便公司改进管理；对于被动离职员工，通过离职面谈提供职业发展建议，不让其带着负面情绪离开。
2、离职面谈责任人原则上由人力行政部和员工所属部门共同组织。
2.1 第一次离职面谈：对于主动辞职的员工，员工所属部门负责人应立即进行离职面谈，了解离职原因，对于欲挽留员工要进行挽留面谈，对于把握不准是否挽留的应先及时反馈人力行政部以便共同研究或上报。对于主管级以上的管理人员主动辞职的，由其所属项目经理、分管副总进行面谈。对于辞退员工，由人力行政部及人事专员进行离职面谈。
2.2 第二次离职面谈：对于最终决定同意离职的员工，由人事主管、人事专员进行第二次离职面谈。对于主管级以上员工由项目负责人进行离职面谈。第二次面谈与离职员工约定留下联系方式，以便跟踪管理。
2.3 人力行政部于员工离职后3-6个月对离职人员进行回访，填写《离职原因调查表》，并汇总上报。
考勤管理
第三十三条 考勤总则
1、本考勤管理制度适用于公司副总级以下员工，特殊项目根据甲方相关约定执行。
2、考勤管理制度由人力行政部依据《员工手册》统一制定，报总经理审批后执行。各一级部门依据考勤管理制度制定具体考核细则，报项目经理、分管副总审批后编入其《运营手册》执行，人力行政部负责监督检查。
3、各一级部门人事专员负责本部门具体的考勤管理及考勤机的日常维护管理，对于非固定班次应按照岗位提前做好排班，并检查各考勤组的出勤记录，纠正不规范考勤行为，汇总、核实月度出勤、缺勤、调班、加班等情况，同时存档并向人力行政部备案。
第三十四条 管理细则
1.工作时间、考勤次数
1.1考勤组分为行政班次和非行政班次。
1.2行政班次工作时间为每周六个工作日。其中：
夏季工作时间：上午8：30-12：00，下午14：30-18：30；
冬季工作时间：上午8：30-12：00，下午14：00-18：00；
夏冬季切换时间分别为每年5月1日和10月1日。
1.3各一级部门考核细则中应明确非行政班次各岗位排班，并向人力行政部报备。
1.4考勤次数：每个上下班节点即为考勤次数。
1.5考勤方式：实行钉钉电子考勤管理，特殊情况由公司高管决定。
1.6休息日和带薪假参照《员工手册》相关规定执行。
2、迟到、早退与旷工
2.1迟到：晚于上班时间半小时内的考勤记录，计迟到，每次罚款5元；
2.2早退：早于下班时间半小时内的考勤记录，计早退，每次罚款5元；
2.3旷工：月底汇总考勤情况时，存在缺卡记录或超出迟到、早退范围的异常打卡记录，计旷工。首次旷工，以半日为基础单位扣减相应工资；二次旷工，双倍处罚；三次旷工，予以劝退。
3、补卡
正常/既定工作时间缺卡的，经证实已准时出勤，且确实在岗工作，可在三天内提交补卡申请，经直接主管审批同意后，修改为正常打卡状态，审批中须对缺卡原因及证明情况加以说明。
4、事假
事假：正常工作日请事假，或工作期间因私外出，须按小时申请事假，并指定工作交接人；未办理请假或审批未通过的员工私自休假，即认定为脱岗，按旷工计。具体事假审批权限如下：
5、加班
加班：因部门领导安排加班时，方可提交加班申请，审批同意后，以审批时长计加班，每月月底抵扣当月事假/调休后计薪。
6、市内公出、出差
市内公出：市内外出公干，需提交市内公出申请，经审批后视作正常出勤，否则按旷工计。
出差：因公外地出差，需提交出差申请，须进行备注说明，经审批后视作正常出勤，否则按旷工计。
7、调班
需要调班须提前提交审批，待管理人员批准后方可调班/调休；未提交审批或管理人员拒绝审批的不得私自调班，否则按旷工计。调班申请中必须对申请原因进行详述，并对自己工作进行有效安排、合理交接，防止工作脱节，否则管理人员将拒绝审批。
8、病假
试用期员工病假按事假处理，试用期限自动顺延；
转正员工病假，须提交病假审批，并上传医院证明资料照片，未提交审批或管理人员拒绝审批的情况，按事假计。病假期间薪资按公司员工手册相关规定执行。
9、全勤
当月按时出勤，无请假、迟到、早退、旷工等情况，即可享受当月全勤奖。
10、作弊与处罚
10.1凡使用他人手机登陆钉钉进行考勤打卡属于作弊行为；
10.2凡使用第三方定位软件虚假打卡属于严重作弊行为；
10.3凡弄虚作假者将被钉钉系统列为异常考勤，一经核实，对初犯者给予申诫，按旷工处理，再犯者全公司通报，予以辞退。
10.4考勤机为公司固定资产，任何人员不得出于各种目的进行私自破坏和损坏，一经发现，严肃处理。
11、其他
11.1凡进入钉钉系统注册为公司员工的手机号码，将被默认为该员工常用联系方式，记入员工档案，备案至人力行政部。公司内外部事务将统一按照该联系方式发布，如员工在职期间变更手机号码，请及时联系管理员进行变更，否则列入异常名单并冻结该员工账号。
11.2遇停电、考勤机故障等不能正常考勤打卡时，人事专员负责手工记录考勤，同时需要在《考勤汇总表》备注说明。员工个人手机故障应及时向人事专员报备，并改为指纹打卡。
11.3人力行政部按季度抽检各物业服务中心/职能部考勤机信息数据，与项目人事专员季度考核挂钩，主要包含迟到、早退、旷工、缺卡、请假、加班等非正常记录。
员工档案管理
第三十五条 规范员工档案管理，提高公司人事管理的工作效率，使人事管理逐步程序化、规范化、科学化，特制定本制度。
第三十六条 档案内容
1、员工入职资料：《应聘登记表》、《员工档案表》、一寸红底免冠相片2张、《转正审批表》、入职培训试卷、岗前培训试卷、学历证复印件、学位证复印件、身份证复印件或户口簿复印件、专业技术职称资格证复印件。
2、员工异动资料：《调岗表》、《工作交接表》、《晋升审批表》、《离职申请表》、《离职审批表》。
3、员工证件管理：
3.1 因工作岗位需求，公司要求员工持证上岗。
3.2 凡是由公司出资取得的证件，该证件原件由人事管理部统一登记保管，员工个人可保留证件复印件，无额外津贴，年检费用由公司统一承担。
3.3 员工出资自行考取的专业证件，其原件交回人事管理部统一管理，可享受公司职业资格证书津贴，标准为100—300元/月，年检费用由员工个人承担。
3.4 各管理部、项目部需借阅专业证件，或自持专业证件的员工离职需拿回证件，则按照审批流程执行；公司出资的证件原则上公司永久留存，因证件借用部门/项目使用不当所造成的不良后果，由借阅人承担。
第三十七条 档案保管
1、员工内部档案根据入职部门和年份顺延档案编号，并与人员信息表对应存档，保障信息及时更新、汇总和异动跟踪工作顺利进行。
2、每月5日前各部门/项目将新入职员工的档案资料、离职员工档案、员工异动资料及相关表单报送人力行政部。
3、做好日常档案清洁、防蛀、防潮及防火等工作。
4、每季清理离职员工档案，对离职期限达三年的员工档案汇总上报核准后进行销毁，销毁时应有两人以上负责监销，并做好记录；对于应聘简历每半年进行一次销毁。
5、原则上，员工无权借阅员工档案，各部门/项目经理级别以上人员因工作需要借阅员工档案的，按照档案借阅手续审批登记后执行，档案借出时间最长不得超过2个工作日，档案借阅者对档案负有保密及保管责任。
员工关系管理
第三十八条 为规范公司的员工关系管理工作，创建和谐的劳资合作关系，特制定本制度。
第三十九条 员工关系管理包括沟通机制的建立、心理辅导与疏导。
第四十条 员工关系的管理是每一位管理者的职责，其专职管理为人事主管、人事专员。
第四十一条 沟通机制
1、正式沟通
1.1 入职前沟通：面试时对企业文化、工作职责等的客观描述：人事专员负责完成项目部基层员工的入职前沟通，人事主管、项目经理、分管副总负责管理人员的入职前沟通。
1.2 试用期沟通：新员工所属部门负责人、项目人事专员负责基层员工试用期沟通，人事主管、项目经理、分管副总负责管理人员试用期沟通。沟通频次至少面谈两次。
1.3 异动沟通：人事主管、人事专员于异动决定通知发出三日前完成沟通，员工所属部门负责人于异动通知当日完成沟通，异动后部门负责人于员工报到之日完成沟通。
2、非正式沟通
2.1 各管理部、项目部、人力行政部每半年分别组织畅谈会，每期畅谈会参加的代表原则上是员工轮流参加，畅所欲言，反映对公司的想法、意见和建议。
2.2 为了解决管理中存在的问题，设置意见箱，鼓励员工以记名或非记名的方式投递意见和建议，内容包括员工对直接上级的满意度、工作的建议、对其他部门的意见等。人事管理部定期收集意见汇总报送分管副总、总经理阅示。
3、沟通重点人群是各部门核心员工、骨干，沟通内容包括员工现阶段工作、生活方面遇到的困难、压力、心理负担等。
4、员工申诉管理
4.1 目的：尽量减少员工因在工作中可能受到的不公正、不恰当的处理而产生的不良情绪。
4.2 范围包括：对工作安排不接受、对上级处理结果不认同等。
4.3 申诉程序
各管理部、项目部员工向所属部门负责人投诉三日内未解决问题的，可越级向项目经理投诉，如项目经理一日内未解决问题的可越级向分管副总投诉，分管副总为最终投诉处理人，于两日内解决投诉问题。
职能部门员工向所属部门负责人投诉三日内未解决问题的，可越级向分管副总投诉，分管副总为最终投诉处理，于两日内解决投诉问题。
用工安全管理
第四十二条 为规范用工机制，有效规避企业用工风险，确保全体员工符合企业用工需求及岗位特殊要求特制定本制度。
第四十三条 用工安全管理包括新员工用工安全、在职员工用工安全及员工健康安全管理。
第四十四条 用工安全管理由人力行政部人事主管按照公司统一安排负责实施，相关项目人事专员予以配合。
第四十五条 用工安全管理原则：
1、身份证、户口簿信息不符或查明有犯罪记录人员原则上不予录用；
2、学历证、职业资格证信息不符的由用人部门重新审视是否录入，并将不符信息提交财务部与薪资及岗位津贴补助挂钩；
3、个人信用报告查明有不良信用记录的在职人员，人事管理部提报相关项目经理及副总，由用人部门作出限制权限等措施。
4、公司鼓励满45周岁以上工程人员、秩序员定期提交体检报告。如因特殊情况需留用退职人员，需办理申请手续，并提交该员工相关体检证明，经分管副总、总经理审批后报人事管理部备案。
优秀员工管理制度
优秀员工是公司的标杆，是全体员工学习的典范，充分发挥榜样的力量，在各物业服务中心树立起一面面的标杆旗帜，进而激发全员工作的热情和创新激情，凝聚起整个公司团队的力量。为充分挖掘优秀员工的创造性，加强优秀员工的优越性和自身责任意识，打造与公司长期发展规划相匹配的优秀人才队伍，提升公司的行业竞争力，公司将给予上年度评选出的优秀员工一定的特权激励和塑造计划。
一、特权管理
1、优秀员工带薪休假
优秀员工休假福利，按照《员工手册》中带薪休假相关规定，即上年度优秀员工在本年度内额外享受5天带薪休假。
2、参观旅游
每年组织开展一次优秀员工参观旅游活动。
二、塑造方案
1、高管座谈会
每年开展一次优秀员工与公司高层的座谈会，增近优秀员工与公司高层之间的距离，进一步明确公司的战略目标及发展规划，同时收集物业服务中心管理运行中各级优秀员工的意见和建议，提升企业管理水平。
2、企业公众号宣传
将年度优秀员工个人成长及励志事迹以企业公众号形式发布，在各级员工中传播正能量，同时也能加强优秀员工的自主意识及责任心，使其在工作中树立积极正面的榜样形象。
3、优秀导师制
给优秀员工提供更多的责任和带新人的机会，优秀员工可优先参与公司“老带新”奖励机制，在辅导新员工提升的同时，也促使自身向更高层次成长。
人才梯队建设管理制度
根据公司年度人才梯队建设要求，围绕公司人才发展战略目标，以综合考察为基础，以重点培养为原则，特制定人才梯队建设管理制度。
一、运营模式
人才梯队建设采用提名制，每个物业服务中心可提名储备项目经理、储备客服经理、储备秩序经理及储备工程经理各一名，由项目经理提名，经分管领导审批，报总经理同意后实施，人力行政部予以备案。
二、提名建议
1、储备项目经理：
年龄30-45岁，大专及以上学历；
5年以上物业从业经验，3年以上物业企业部门管理经验。
2、储备客服部经理：
年龄28-45岁，中专以上学历；
3年以上客服工作经验。
3、储备工程部经理：
年龄26-45岁，高中及以上学历；
3年以上工程工作经验。
4、储备秩序部经理：
年龄28-45周岁，高中以上学历；
5年以上相关工作经验。
三、设定成长目标
1、储备项目经理培养方向
掌握物业管理相关知识、熟悉物业相关法律法规、物业管理操作流程；
具备基本的财务成本知识、项目能耗汇总分析及风险管控能力；
能够熟练运用团队综合管理技能与激励考核方法；
持有全国物业管理企业经理等相关资质证件。
2、储备客服部经理培养方向
熟悉掌握物业管理法律法规；
熟悉使用各类办公软件及专业物业管理软件；
具备沟通协调能力，能够处理客户问题和化解现场矛盾；
具备出色的服务意识、组织管理能力和团队合作精神。
3、储备工程部经理培养方向
熟悉国家有关物业管理、安全管理等法律法规；
熟悉住宅物业建筑、结构及各种工程设施设备，熟悉强弱电、空调、水暖、消防等系统的原理；
具备出色的服务意识、组织管理能力和团队合作精神；
持有工民建、机电、暖通、给排水、弱电等相关专业资质证件。
4、储备秩序部经理培养方向
熟悉物业管理、消防、治安管理等相关法律法规政策知识；
了解物业行业安全、消防体系的运行流程；掌握突发事件的处理能力；
持有保安员、建筑物消防员或消防安全管理员等岗位资格证书。
四、成长计划与考核机制
1、由分管副总设定各级储备人才的物学网课程和时限要求，完成物学网在线学习及考核；
2、按照公司统一安排，参与对外参观交流活动，提交心得总结；
3、按照公司统一安排，参与外部培训活动，通过考核；
4、日常工作绩效达标。
五、储备人才的评审
对于储备人才的培养是项目经理的一项本职工作，项目经理有责任加强对项目人才储备工作的重视，相关管理部将对项目经理的相关管理职能以及提名培养储备人才的工作表现记入日常绩效考核。年度考核结束后，相关项目经理汇总本项目储备人员成绩与综合表现，会同分管副总共同评审，评审结果报总经理。
第四节 操作规程
电子考勤管理操作规程
工作目标
1、为了提升工作效率，提高人事管理效能，减轻人事管理人员不必要的工作负担。
2、充分利用现代化办公软件，实现人事线上管理、实时统计和动态监管。
工作流程
1、管理员发送钉钉链接短信给员工，新员工点击短信链接，安装钉钉APP；
2、打开钉钉APP，输入手机号，设置登录密码；
3、点击我的-右上角自己名字-个人实名认证；
4、考勤——手机打开钉钉APP，依次点击“工作”——“ 考勤打卡”——“ 上/下班打卡”；
5、加班——手机打开钉钉APP，依次点击“工作”——“加班”——“ 填写*号内容”——“提交”；加班有调休余额自动累计；
6、请假——手机打开钉钉APP，依次点击“工作”——“请假” ——“ 请假类型”——“ 填写*号内容”——“提交”；
7、外勤——手机打开钉钉APP，依次点击“工作”——“外勤”——“ 填写*号内容”——“提交”；
8、调休——手机打开钉钉APP，依次点击“工作”——“请假” ——“ 调休”——“ 填写*号内容”——“提交”；
9、每月初考勤管理员导出上月考勤汇总，提交财务部备案。
注意事项
1、每位员工只能使用本人手机打卡考勤；代人打卡或使用第三方作弊工具均属作弊行为，系统自动识别。
2、所有员工对自己的考勤负责，电脑已形成的考勤记录不予修改，特殊情况须经由人力行政部分管副总同意。
3、考勤组负责人应根据下个月实际工作安排、假期安排、特殊日期安排对下月本考勤组的既定工作时间给予及时部署和调整。
4、工作期间请勿关闭系统，方便各种文件传输、视频电话会议、重要信息通告的接受及各种任务跟进等功能的使用，当然，可能公司领导也会根据你的工作表现，随时给予红包奖励。
5、调休余额只能用于未发生的考勤之前，不能对已有考勤记录申请调休。为避免出现异常打卡，建议所有考勤员工合理安排工作时间，有请假、晚来、早走等需求，应提前申请调休，高效利用调休余额，避免打卡记录显示迟到、早退、旷工、未打卡等不良信息。
人员定编操作规程
工作目标
1、明确组织架构，根据年度经营计划需求，设置匹配的人员数量和职务，做好定岗定编工作，完成工作职能。
2、优化结构，整合特殊情况，实现人力管理效能。
工作流程
1、每年年初，各管理部、项目部按照所有部门设置、岗位设置及人员配备情况进行全面整理，制定定岗定编方案。
2、分管副总根据各管理部、项目部历史人员编制变动情况、业务变动情况、工资成本情况及岗位工作饱和度等要素，审核定岗定编方案后报总经理审批准后实施。
3、确定实施的各管理部、项目部编制送人力行政部备案，不得随意变动，公司所有人员进出必须在编制范围内进行。
4、人力行政部人事管理部将按照既定编制设定年度人事招聘计划。
注意事项
编制一经确认，凡编制以外的人员必须予以调整，若无合适岗位可调，原则上一律作辞退处理。否则，所产生的相关人工费用及后果由各部门/项目自行承担，并追究其相关负责人的责任。
人员招聘与面试操作规程
工作目标
1、精确获得公司各岗位需求，把好人员入职第一关；
2、增加招聘入口，提升面试几率，保证公司用工需求；
3、规范招聘环节，减少招聘环节的人员流失。
4、掌握面试技巧，最短时间完成对应聘者全面了解和评定；
5、把好面试关，双方深入了解职业发展与公司用工需求的匹配度，为用人部门输送最适合的人选，一定程度上减少了员工流失率。
工作流程
1、各管理部、项目部根据工作需要增补人员，填写《人员需求申请表》、《岗位需求书》，报至分管副总审核批准后送人力行政部备案。
2、人力行政部根据公司发展、行业特点、人才市场情况、员工能力和工作匹配度进行信息资料收集、需求分析、费用预算、风险预估，拟定招聘计划。
3、上报分管副总、总经理审批后执行。
4、人力行政部存档备案。
5、选择招聘渠道内部或外部。
6、发布招聘信息，收集应聘人员简历。
7、人事主管/人事专员汇总简历。
8、招聘部门筛选简历。
9、人事主管/人事专员安排面试时间。
10、通知应聘人员参加初试。
11、应聘者参加初试，并填写《应聘人员登记表》。
12、填写《面试评估表》，符合公司要求的人员推荐用人部门复试。初试不合格者，人事主管/人事专员告知用人部门，并将应聘者资料存入人才库或依应聘者要求退还。
13、将推荐复试人员的资料报送用人部门，用人部门应在1个工作日内完成筛选，并将所有简历资料返回人事管理部，由人事主管/人事专员安排复试。
14、填写《面试评估表》，并校验身份证、学历证件、专业技术职业资格证书原件及复印件。
15、复试人员综合评价合格的，填写《聘用申请表》，报领导审批。
16、发录用通知，并告知入职需提交的证件资料等事项。
17、到岗报到，办理入职，并完善《员工档案信息表》、《新员工入职手续办理清单》、《新员工入职告知书》、《劳动合同》等入职手续。
附表：
1、人员需求申请表模板
2、岗位需求书模板
3、应聘人员登记表模板
4、面试评估表
5、面试评估表
6、聘用申请表
7、员工档案信息表
8、新员工入职手续办理清单
9、新员工入职告知书
注意事项
1、坚持公平、公开、公正原则。招聘人员既要看学历、资历，更注重个人品格、实际经验和工作成绩，同时优先考虑录用内部应聘人员。
2、根据招聘渠道、招聘对象的不同，人事管理部负责组织执行不同的招聘公告发布、人员筛选录用工作流程。
3、营造坦诚、融洽的面谈气氛，尽量使应聘者感到亲切、自然。
4、尽可能了解应聘者相关情况，包含个人情况、家庭背景、工作经历、离职原因、求职动机等。
5、时时体现对应聘者的尊重。
6、熟悉招聘岗位需求，面试提问有重点；
7、提前准备好相关考题或实操试题。
人员录用转正操作规程
工作目标
1、考核新员工试用期间工作态度、工作能力、工作业绩以及其与公司之间相互的适应程度，充分了解员工的复合度、稳定性、岗位匹配度，发现其潜在能力，双向选择，优胜劣汰。
2、结合培训工作，总结新员工试用期间工作经验和教训，有效提高自我认知水平，从而帮助新员工更好地适应工作岗位，提高工作能力。
3、及时关注新员工动态，帮助平稳度过易流失阶段；
4、帮助新员工做好职业发展规划，真正靠企业发展和平台留住人。
工作流程
1、新员工携带入职资料到人事主管/人事专员处报到。
2、讲解试岗期间工作要求。
3、办理相关用餐、住宿手续。
4、人事主管/人事专员带领新员工到所属部门报到。
5、部门安排专人试岗全跟踪。
6、参加入职培训。
7、入职培训合格进入试用。
8、人事主管/人事专员讲解试用期间工作要求。
9、参加岗前培训，考核合格后转正。
10、填写《转正审批表》。
附表：
1、转正审批表模板
注意事项
1、新员工试岗、试用期间由人事专员和用人部门共同管理，试用员工经岗前培训考核合格转正后，正式移交用人部门管理。共管期间，人事专员负责人员关系管理，用人部门负责工作安排及人员日常管理。
2、根据各岗位性质，新员工入职培训、试岗、试用、岗前培训最少不得低于20天，试用期最长不得超过3个月。
四、离职操作规程
工作目标
1、保障原工作岗位不断档；
2、沟通协调及时，避免纠纷；
3、加强防范意识，防止企业信息、资产及客户关系等方面损失。
工作流程
1、辞职
、个人提出辞职，填写《离职申请表》、《工作交接表》，由其所属部门负责人审批后签署离职时间交至人事管理部主管/人事专员备案。
、个人按照离职时间到人事主管/人事专员处领取《离职审批表》、填写相关内容，逐级审批同意，签订《离职声明》后方可办理离职。
2、辞退
、部门负责人根据辞退管理规定认为员工符合条件的。
、部门负责人到人事主管/人事专员处领取《离职审批表》、《工作交接表》填写相关内容，逐级审批后员工离职。
附表：
1、离职申请表模板
2、工作交接表模板
3、离职审批表模板
4、离职声明模板
注意事项
1、提前关注员工异动倾向，及早沟通，避免矛盾；
2、做好挽留沟通，看是否愿意调整岗位或薪资；
3、提前交接工作，交接物品，避免造成公司损失。
五、用工安全信息管理操作规程
工作目标：
1、确保全体员工符合企业用工需求及岗位特殊要求；
2、规范用工机制，有效规避企业用工风险。
工作流程：
1、新员工用工安全管理
1.1、适用人群：本规程执行之日起所有新入职及未转正员工。
1.2、资料收集：各项目部人事专员、其他部门负责人应按照用人部门招聘岗位要求的资料，在规定时间内向人力行政部人事管理部备案，包含但不限于以下各项资料。下表中备注★为必须提供的基础资料，其它资料以招聘岗位要求为准。
1.3、调查渠道
、身份证、户口簿信息：公安网核实有无犯罪记录。
、学历证信息：学信网核实，扫描二维码验证。
、职业资格证信息：国家职业资格证全国联网核实。
1.4、处理办法：
身份证、户口簿信息不符或查明有犯罪记录人员、学历证、职业资格证信息不符的反馈到各项目人事专员或人事经理/主管，由其填写《请示卡》上报项目经理或部门负责人、分管副总签署处理意见后，于3日内报人事管理部备案。
2、在职员工用工安全管理
2.1、适用人群：本规程执行之日起所有转正在职员工。
2.2、资料收集：人力行政部人事管理部将转正在职员工名单下发各项目部人事专员，其他部门负责人在规定时间内将个人资料交回人事管理部。
2.3、调查渠道
、身份证、户口簿信息：公安网核实有无犯罪记录。
、个人信用报告：中国人民银行征信中心官网核实。
2.4、处理办法
身份证、户口簿信息不符或查明有犯罪记录、个人信用报告查明有不良信用记录的人员反馈至各项目人事专员，由其填写《请示卡》上报项目经理或部门负责人、分管副总签署处理意见后，于3日内报人事管理部备案。
3、员工健康安全管理
根据经营管理需要，公司对女员工满55周岁、男员工满60周岁的员工办理退职手续。如因特殊情况需留用退职人员，需办理申请手续，并提交该员工相关体检证明，经分管副总、总经理审批后报人事管理部备案。
公司鼓励满45周岁以上工程人员、秩序员定期提交体检报告。
第三章 培训标准化管理制度
第一节 培训职责与工作目标
培训职责
1、负责公司培训体系建设，按照公司总体工作规划，制定及完善公司培训管理制度及流程，颁布公司各类培训行政文件。制定切实有效的培训计划，并组织实施，完成公司既定培训目标。
2、负责企业内部讲师团队组建，授课技能提升、教义及课件的指导等工作。
3、负责企业外部讲师聘请、对接及接待工作。
4、负责课程宣传、发布与接受报名工作。
5、负责培训场地、设备器材等准备工作。
6、负责培训现场环境、纪律管理。
7、负责参课人员签到、测评、培训效果问卷调查、阅卷及考试成绩公布。
8、负责培训档案资料管理与存档工作。
9、负责组织内部培训效果评估及督促课程整改工作。
10、负责制定培训激励制度的统计、公示及执行。
11、做好公司年度培训费用预算。
培训工作目标及衡量标准
1、新员工入职培训覆盖率100%，合格率达100%。
2、试用期员工培训覆盖率100%，合格率达≥90%。
3、在岗培训及外部培训指定参课人员参训率≥95%。
4、企业内部讲师全年培训计划完成率100%。
5、公司层面培训场地、设备器材等安排失误率≤5%。
6、内部培训效果评估覆盖率≥90%。
7、引进“物学网”，制定公司各岗位年度线上培训计划，实施率≥95%。
第二节 规章制度
一、培训管理规定细则
总则
第一条为了建设学习型企业，搭建有效企业培训体系，形成企业培训和学习的良好氛围，保障培训计划高效实施，完成公司既定培训目标，特制定本管理细则。
第二条 公司培训体系建设主要包括公司内部培训、外部培训、培训讲师团队的培养、培训效果评测四大版块。内部培训主要包括新员工入职培训、岗前培训、在岗培训、“物学网”在线培训、员工执业状态培训；外部培训包括外聘讲师培训及外送培训；培训团队的培养主要包括讲师团队培养和培训专员培养；培训效果评测主要包括公司内外部各层级、各种类培训效果的评测及改良。
第三条本细则适用于公司各管理部、各职能部。
责任单位及职责
第四条 责任单位
人力行政部分管副总为全面负责人，人力行政部经理负责具体实施标准控制，培训部为直接管理部门，相关分管副总、各项目经理、培训部负责人和培训专员为直接责任人。
第五条 职责
1、人力行政部培训部负责公司培训体系建设，按照公司总体工作规划，制定切实有效的培训计划，并组织实施，完成公司既定培训目标。
2、培训部负责新员工入职培训的直接实施，负责组织协调在岗培训、“物学网”在线培训、员工执业状态培训、外部培训、相关档案资料收集、培训效果评测及改良工作。
3、培训部负责公司内部讲师团队和各项目部培训专员培养；
4、培训部负责制定培训激励制度及执行。
5、各项目部培训专员负责本项目部岗前培训、员工执业状态培训的直接实施，负责本项目在岗培训讲师的指导与协调，提报参加入职培训及公司层面在岗培训员工资料，收集整理培训课件、讲义及影像资料，配合完成培训效果评测工作。
入职培训管理
第六条 为使新员工在入职前对公司有一个全方位的了解，认识并认同公司的事业及企业文化，坚定自己的职业选择，理解并接受公司的共同语言和行为规范，特制定本规定；
第七条 试岗7天内，新员工必须接受入职培训，培训合格方能正式进入试用期。
第八条 入职培训由人力行政部培训部直接实施，每周五下午一次，培训时间不少于3小时，各项目安排新入职员工到培训部参加集中培训和考试，考试结果抄送人事管理部。
第九条 培训内容
1、企业文化篇：1）、总经理介绍；2）、公司介绍；3）、领导介绍；4）、组织架构；5）、愿景、使命、核心价值观、管理理念；6）、仪容仪表；7）、行为规范；8）、员工活动；9）、企业文化案例故事分享；10）、公司VI系统。
2、公司制度篇：1）、入、离职流程；2）、异动制度；3）、考勤管理；4）、请、休假制度；5）、奖、惩制度；6）、员工薪酬福利制度；7）、行为守则；8）、晋升通道等。
试用期培训管理
第十条 为使新员工在上岗前具备本岗位专业素养、掌握专业技能和操作流程，尽快进入工作状态，顺利适应工作环境，特制定本规定；
第十一条 试用期1个月至3个月内，新员工必须接受岗前培训，培训合格方能成为转正员工。
第十二条 岗前培训由培训部总体规划，各职能部门、各项目部根据情况自行组织实施培训和考试，培训部负责监督和备案。
第十三条 培训内容
1、基础培训篇：1）、服务礼仪及沟通技巧；2）、保密培训；3）、管辖物业基本情况、管理重点；4）、项目现场考察；5）、项目组织架构； 6）、职业道德；7）、绩效管理；8）安全培训；
2、专业技能篇：1）、管理手册；2）、工作制度；3）、岗位职责；4）、交接班制度；5）、作业流程；6）、操作规范；7）、突发事件处理流程；8）、工作内容、工作范围；9）、节约能源意识。
在岗培训管理
第十四条 为强化在岗正式员工专业技能，提升各类综合素质和管理能力，改善工作绩效，增强服务意识和环境意识，提高服务水平，确保出色完成在管项目各项物业管理服务工作，特制定本规定；
第十五条 在岗培训分为指定参课人员培训和非指定参课人员培训，根据授课内容和适用受众，灵活决定培训的强制性和自愿性，通过在岗培训提升讲师团队的授课能力，通过丰富多彩的课程安排营造企业学习氛围，通过参课人员学习积极性确定重点储备干部。
第十六条 在岗培训中，安排在总部的培训由培训部组织策划实施，授课讲师为公司培训部指定管理人员。按照年度计划展开实施，培训部为讲师提供全面辅助和指导工作，保障授课质量和培训效果；安排在各项目部的培训，授课讲师为项目管理人员，项目部培训专员负责培训工作的组织及实施。
第十七条 培训内容
1、总部培训由授课人根据个人擅长，自行拟定培训课题、课件、课后测评试题等提交公司培训部备案。
2、项目部培训内容应包括但不限于：客服、工程、秩序维护、保洁、绿化等专业类。
员工执业状态培训
第十八条 为提升全体员工的团队协作意识，强化坚强的意志力和高效的执行力，打造一只形象整齐划一的优良团队，特制定本规定。
第十九条 公司提倡项目经理级以下全体员工每年参加执业状态培训，各项目可根据实际工作情况自行安排培训计划。
第二十条 执业状态培训各项目根据自身需求自行组织实施，留存影像资料报备人力行政部培训部，培训部负责配合和支持。
第二十一条 培训内容
主要包括军事化训练。
外部培训管理
第二十二条 外部培训作为企业内训的知识互补，公司培训部将按照公司整体培训计划，通过调研针对目前公司短板，安排符合公司急需改善管理现状的外部培训，从而丰富视野、提升高度、提高格局，特制定本规定；
第二十三条 外部培训主要为外出参观学习和外聘讲师培训两大类，主要针对中高层管理人员及储备干部，根据授课内容和适用受众，采取强制性安排，通过外部培训引入新的、先进的管理理念，突破企业发展瓶颈。
第二十四条 外部培训由培训部直接组织策划实施及费用控制。
第二十五条 培训内容届时与外部培训机构或讲师确定后公示。
“物学网”在线培训管理
第二十六条 “物学网”是中国物业行业在线教育的共享平台。公司培训部将根据培训制度，通过调研、针对公司目前的培训需求，为员工在“物学网”定制专属培训内容，提高培训效率、加快专业人才梯队培养。
第二十七条 “物学网”主要是线上培训，针对公司岗位现状、培训需求等定制专属培训内容，通过引进新的、先进的、专业化的培训理念，提高培训工作效率。
第二十八条 “物学网”由培训部统一管理，并制定培训课程、课时等工作计划。
第二十九条 培训内容根据各岗位培训需求定制。
内部培训讲师团队建设
第三十条 为了培养企业内部讲师，提高工作水准，有效利用培训资源，建设优秀师资队伍。我们提倡“一个优秀的企业管理者同时也是并且也应该成为一个优秀的讲师”。优秀的管理者肩负的工作责任之一是将自己的知识 、技能传播给其他人，而授课就是一种直接有效的手段。培养企业内部讲师，是为了更好地帮助授课人整理自己多年的技能、经验，成为最直接的受益人。
培训效果评测与反馈
第三十一条 内部培训效果评定由参课人员每次课后提供，培训效果由培训部反馈给企业内部相关讲师；外部培训的培训效果由人力行政部分管副总、培训部负责人综合调查意见后形成，作为是否列入企业培训师资库依据。
培训资源管理规定
第三十二条 为了加强培训资源档案管理，更好地为各项培训工作服务，提高培训质量，特制定本培训资源档案管理规定。
第三十三条 要求公司各管理部、各职能部相关培训资料均归属培训部统一存档管理。
第三十四条 培训资源包括但不限于培训教材、讲义、PPT课件、试题、考核成绩、培训效果评估以及相关文字视频资料，均属企业资源，由培训部负责存档，未经人力行政部分管副总允许，严禁外传。
第三十五条 培训资源档案存档要求完整、系统、准确、及时，要求当月收集当月归档完毕。
培训激励机制
第三十六条 为鼓励公司全员参与企业培训工作，建立学习型企业，并提高各项目培训工作积极性，特制定本激励制定。
1、内部授课讲师激励：
每次培训，凡有效听课人数达到20人，整体培训效果满意度调查达良好及以上者，公司奖励该次授课人300元/节课。
2、课件PPT供稿激励：
公司鼓励全体员工向人力行政部培训部提供培训课件，凡选中课件需以PPT及讲义的形式供稿，经公司选择采用的给予奖金50-200元。
3、考试题库供稿奖励：
公司全体员工就行业或工作中遇到的问题均可向公司问题库发起申请解决，也可就某一岗位应知应会发起整套试题，被公司纳入题库者，奖励奖金50-200元。提问题及提供整套试题需以在工作中遇到的问题为实例及背景或某一岗位应知应会为背景。
4、参课人奖励：
公司所有员工均可根据非指定公开课培训内容，向课程发布部门申请报名参加，并参加课后测评；有效听课人每参加一次培训可获得培训积分5分，年终根据积分进行全员总排名，参课人在年终排名前30名者，可额外获得培训积分10分；积分可作为职位晋升和优秀员工评选的依据，并有相应现金奖励。
培训纪律管理规定
第三十七条 参课人员须服从培训部的统一安排和管理；以积极的态度对待培训，上课认真听讲，尊重和服从讲师的指导。
第三十八条 参课人员应提前5分钟到达培训地点，按要求亲自在《培训签到表》上签名，不得代替他人签名或请他人代签。迟到者扣除培训积分2分。
第三十九条 参课人员在培训开始前应将通讯工具调至震动或静音状态，以免影响培训的正常进行；如因特殊原因需接听电话的，须到培训室外接听。
第四十条 参课人员自带必要的用具，如笔、笔记本等，认真做好培训笔记，积极参与课堂互动，认真独立完成考试。
第四十一条 参课人员在培训期间严禁抽烟、睡觉、吃零食、玩手机、脱鞋、阅读其他刊物、随意走动及扎堆闲聊。
第四十二条 指定参课人员因故不能参加培训的，需经过项目经理或分管副总的审批同意。
第四十三条 在培训中途离开的，不计有效听课人。
第四十四条 参课人员在培训期间需讲文明、讲礼貌、讲卫生、不随地吐痰、不乱丢垃圾，保持培训室内外的环境卫生、爱护公共财产。并在培训结束后将桌椅摆回原位。
附表：
1、指定参课人员培训签到表模板
2、非指定参课人员培训签到表模板
第三节 操作规程
一、入职培训操作规程
工作目标：
1、初步判定该名新员工是否符合公司基本素质要求；
2、通过让新员工了解公司历史、企业文化、制度，使新员工对公司有荣誉感和归属感；
3、尽快度过紧张期，更快适应公司，减少新入职员工流失率。
工作流程
1、培训部针对入职新员工制定企业文化、公司制度等通用课程，由人力行政部分管副总确定，由培训部归档；
2、各项目培训专员每周四提交本周《新入职员工培训需求表》给培训部；
3、培训部每周五在指定地点集中实施入职培训、考核及归档，并将考核结果反馈给人事管理部；
4、由参课人员提交《入职培训效果评价表》，培训部归档，同时抄送人力行政部分管副总。
附表：
1、新入职员工培训需求表模板
2、入职培训效果评价表模板
注意事项
1、入职培训考试成绩是新员工由试岗期进入试用期的依据。
2、各用人部门根据工作需要，由项目经理报分管副总审批指定一名负责人，以“传帮带”【师傅带徒弟】的形式，对新员工的工作、生活进行辅导，并及时解决新员工在工作与生活中遇到的困难与问题。
3、各项目培训专员应采取多种形式组织新员工交流会，为新员工提供一个交流、表达心声的平台。
二、岗前培训操作规程
工作目标
1、使新员工明白自己工作的职责、熟悉工作流程；
2、提升新员工的工作效率；
3、加强新员工与同事之间的协作关系。
工作流程
1、用人部门直接组织编写培训课件及试题，并报人力行政部培训部备案；
2、各用人部门负责人、各项目培训专员对培训工作全程跟踪，培训专员将向参课人员收集《岗前培训反馈意见表》，抄送项目经理及归口分管副总，及时向人力行政部备案；
3、新员工试用期满前，各项目需对新员工进行转正考试，项目人事专员根据综合培训成绩及用人部门的反馈意见，与用人部门沟通是否录用该新员工，然后按人事管理审批程序报批，员工转正手续办理后，通知人力行政部人事管理部存档。
附表：
1、岗前培训反馈意见表模板
注意事项
1、岗前培训考试成绩是新员工转正的依据；
2、调岗考察期内的员工也必须进行岗前培训和考核；
3、可采用试卷、口头问答等方式灵活考核；
4、涉及到跨部门或跨专业培训的，由培训部负责统一协调安排。
在岗培训操作规程
工作目标
1、提升各层级管理人员所必需的管理能力、专业水平和授课技能；
2、使员工具备完全胜任本公司岗位必须具备的态度、技能和知识；
3、改善工作绩效，增强服务意识，提高管理效能，确保出色完成各自本职工作。
工作流程
1、由人力行政部培训部根据公司统一安排，确定内部讲师培训计划，指定企业内部管理人员作为授课讲师，公司总部课程由人力行政部培训部直接组织，各项目层面培训由各项目培训专员组织。
2、指定授课讲师接到培训计划后，自己填报授课内容及课时安排，报人力行政部确认授课时间，授课讲师自行编写讲义，并按照公司统一模板制作PPT课件，并编写课后测评试题；
3、培训部按照既定在岗培训计划，依照培训课程的强制性要求，发布培训通知或培训公告，安排培训，并做好培训记录；
4、由参课人填写《内部讲师授课技能提升意见表》，培训部备案，授课讲师根据提升意见表进行改进；
5、授课人可按照激励制度享受相应奖励。
6、原则上各项目的培训时间不得冲突，如有冲突，人力行政部可安排调配，以便于员工跨项目听课及人力行政部培训部到场辅导。
附表：
1、内部讲师授课技能提升意见表模板
注意事项
1、授课讲师如需培训部配合制作讲义、课件，或进行试讲，须提前沟通；
2、培训部应配合并及时指导授课讲师，控制语速与授课内容，保证符合课时及培训效果要求；
3、培训部应做好培训纪律的管理、课程公告及接受报名等工作。
外部培训操作规程
工作目标
1、感受各行业专家的风采；
2、学习行业内外的最新管理理念，帮助企业打开思路；
3、放大视野，提高物业管理格局。
工作流程
1、由公司领导或培训部根据培训需求及培训目的，选择适合企业的外聘讲师，并与之深入交流，使培训内容尽可能接近公司的实际状况，从而提高培训效果；
2、由培训部负责人、人力行政部分管副总、经理与外聘讲师跟踪确认培训内容及培训课件，同时商定相关培训工作的组织和实施；
3、培训部按照既定培训计划，发布培训公告，通知应到参课人员，开展培训工作，做好培训记录；
4、培训结束后，收集全体参课人员培训总结及《外聘讲师培训效果评价表》等资料；
5、结算培训费用；
6、由人力行政部分管副总、经理及培训部负责人根据全体参课人员培训总结及《外聘讲师培训效果评价表》等资料评审外聘讲师，判定是否列入培训师资源库。
附表：
1、外聘讲师培训效果评价表模板
注意事项
1、外聘讲师可以通过高校或学术研讨会、熟人介绍、专业协会介绍等多种形式选择；并按时申报和结算授课的相关费用；
2、讲师包装资料要以讲师认可的包装资料为准。
第四章 行政、宣传标准化管理制度
第一节 岗位职责与工作目标
行政管理工作职责：
1、贯彻执行公司行政、物资政策、指令，负责监督、协调、检查各管理部、各项目的实施情况；
2、负责公司工会注册及成立，落实社区、街办文件精神及指示；
3、负责公司公共事务管理，对内人力行政部着装规定、仪容仪表、来电来访、办公环境、后勤保障等工作；对外省、市级主管部门、物业协会、市人社局、市环保局的沟通、协调；公务接待、投诉接办、参观交流等工作；
4、负责公司会议管理，组织、承办高管、职能及部门内部办公会议；
5、负责公司公文管理，对内文件起草、制文、文印、发文、督办工作；对外公文收发、签阅、办理和归档工作；并负责牵头修订完善员工手册修；
6、负责公司公章、证照、资质的申报、变更、备案、使用的管理，严格按照规章程序、审批手续办理；
7、负责公司层面档案管理，包括各项政府公函、立项批复资料、重要文件书籍、来访签约合同，做好立卷、归档、分类、备案、保管和保密工作；
8、牵头公司对内、外评优工作的开展、实施、记录；负责各项荣誉证书、牌匾的领取、登记、保管、借用等工作；
9、负责公司三标管理体系认证工作，并做好人力行政部三标管理体系的运行、改进等工作；
10、负责公司住宅管理部各项目物料报表的收集；辅助各项目经理做好物资成本的核算工作；对其采购的品种、规格和价格，进行市场调研分析；
11、负责对各项目行政专员的指导和培训；
12、负责公司员工工服的管理，制度拟订、样式统一、着装要求；
13、负责公司人力行政部固定资产、设备维保，申领、记录、保管工作。
工作目标及衡量标准：
1、工作目标：行政主管部门投诉次数≤2次
2、工作目标：各副总、项目经理投诉次数≤12次
3、工作目标：各项目行政专员投诉次数≤12次
4、工作目标：员工投诉次数≤12次
5、工作目标：高管会议及职能例会失误率≤1%，红头文件时效率≥95%
6、工作目标：对外公共事务配合失误率≤1%
7、工作目标：重大活动管理配合失误率≤1%
8、工作目标：来电投诉受理及时率100%，回访率100%
9、工作目标：公章、证照、资质、合同管理失误率≤1%
10、工作目标：行政档案管理失误率≤0%，保密率≥99%
第二节 岗位职责说明书
行政宣传专员岗位职责：
工作概述：协助部门经理完善公司行政管理制度，确保公司制度有效实施，全面服务公司及员工的行政事务；负责公司精神、文件、会议等指令的通知下达；协助部门经理负责公司各项行政工作的管理、外部联络的对接和协调；优化行政管理流程，为公司资源高效配置提供可行性建议。
任职资格
工作关系
1、直接上级：人力行政部分管副总、经理
2、直接下级：各项目行政、宣传专员
3、合作部门：省、市级主管部门、物业协会、市人社局、市环保局等，以及公司财务部、各管理部、各项目
岗位职责
1、管理：贯彻执行公司行政、物资政策、指令，负责监督、协调、检查各管理部、各项目的实施情况；
2、服务：负责公司会议管理，组织、承办人力行政部、项目经理办公会议；负责公司工会注册及成立，落实社区、街办文件精神及指示；负责公司公章、证照、资质的申报、变更、备案、使用的管理，严格按照规章程序、审批手续办理；负责公司层面档案管理，包括各项政府公函、立项批复资料、重要文件书籍、来访签约合同，做好立卷、归档、分类、备案、保管和保密工作；负责各项荣誉证书、牌匾的领取、登记、保管、借用等工作；负责公司三标管理体系认证工作，并做好人力行政部三标管理体系的运行、改进等工作；负责公司人力行政部固定资产、设备维保，申领、记录、保管工作；
3、协调：负责公司公共事务管理，对内人力行政部着装规定、仪容仪表、来电来访、办公环境、后勤保障等工作；对外省、市级主管部门、物业协会、市人社局、市环保局的沟通、协调；公务接待、投诉接办、参观交流等工作；牵头公司对内、外评优工作的开展、实施、记录；
4、监督：负责公司公文管理，对内文件起草、制文、文印、发文、督办工作；对外公文收发、签阅、办理和归档工作；并负责牵头修订完善员工手册修；负责公司住宅管理部各项目物料报表的收集；辅助各项目经理做好物资成本的核算工作；对其采购的品种、规格和价格，进行市场调研分析；负责对各项目行政专员的指导和培训；负责公司员工工服的管理，制度拟订、样式统一、着装要求。
第三节 规章制度
行政管理规定细则
总则
第一条企业行政管理部担负企业内外事务处理、公函公文等文案管理、企业资质证照及公司层面档案管理等重要职责，同时负责物资监管职能，为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政管理工作有章可循、照章办事，特制定本制度。
第二条 行政管理部工作主要包括会务外联管理、文印资质管理、档案资料管理、物资管理及后勤管理五个部分。
第三条本细则适用于各管理部、各项目部及财务部。
责任单位及职责
第四条 责任单位
人力行政部分管副总为全面管理负责人，人力行政部经理负责具体实施标准控制，相关分管副总、人力行政部经理、各项目经理及行政专员、宣传专员为直接责任人。
第五条 职责
1、行政管理部直接负责公司工会注册及成立，对外省、市级主管部门、物业协会、市人社局、市环保局的沟通、协调；公务接待、投诉接办、参观交流等工作；负责承办人力行政部、项目经理办公会议；负责公司公文管理；负责公司公章及行政类证照资质管理；负责公司三标管理体系认证；负责工服样式管理；负责住宅管理部各项目物料报表的收集；
2、行政管理部负责人力行政部办公及后勤管理；三标管理体系的运行、改进；
3、财务类资质证照管理由财务部负责；
4、原有库房以外各管理部、各项目部、各部门所需物资，可自行采购，由各分管副总审批；
会务外联管理
第六条 会务外联管理主要包括会议管理、会议纪要管理、活动管理、对外公共事务、重大活动管理及来电投诉受理等。
第七条 会议管理
一、目的
为规范会议管理模式，提高会议质量，确保会议精神的贯彻、执行，增强公司整体管理水平，特制定本制度。
二、职责：
1、公司级别会务工作主要由人力行政部承办，其他管理部主办或召集的会议，由召集部门负责。
2、公司级别会议纪要由人力行政部整理、送审、印发、归档，各管理部、物业服务中心主办的会议资料除各自存档外，需接受人力行政部的监督检查。
3、为避免会议过多或重复，全公司常规性会议一律纳入例会制，原则上要按例会规定的时间、地点、内容和会议程序来组织召开。
三、会议分类
1、公司级别会议：主要包括总经理办公会、公司年终总结表彰大会、全体职工大会等，应分别报请总经理批准后，由人力行政部负责协助承办。
2、管理部工作例会：各管理部召开的工作例会，由分管副总决定召开并负责组织实施。
3、职能工作协调会：人力行政部根据工作需要，两个月一次参加相关管理部的月度工作例会，沟通协调具体配合协作事务。主要指住宅管理部，对非住宅管理部及事业拓展部根据分管副总的要求进行配合。
4、月工作例会：由各物业服务中心、各职能部门每月组织一次，会议议程是：传达总经理会议精神或分管副总工作指示，宣贯公司新的管理制度，公示人员架构调整，安排各部口汇报上月工作总结，负责人进行绩效考核点评、下月工作重点及出现的需要其它部配合或公司领导协调解决的事宜进行部署。
5、周工作例会：由物业服务中心下属各部门每周组织一次，会议议程是：传达项目经理最新工作指示，宣贯公司新的管理制度，安排具体工作任务等。
四、会议的准备
1、会议通知及会前准备工作由承办部门负责，开会前需要做好会议地点予预定，确定会议主题、议题、议程、内容、会议目标、参会人员，明确参会人员需准备的资料，并提前下发会议通知，确保参会人员知悉。
2、会议承办部门要提前做好会场布置，提前准备好电脑、投影仪、录音笔、激光笔等会议用品，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品，制作和设置条幅、桌签等。
3、指定会议记录员，会议过程中做好会议记录并留下音频记录。
4、制作准备会议签到表，做好参会人员签到事项，核实参会人员迟到、缺席原因，登记于签到表处并反馈至会议组织者。
5、上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议，公司应视情况准备茶歇。会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。
五、会议纪律
1、参会人员必须提前到场，不得无故迟到、早退。不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前请假，否则视为缺席，违者将视情节严重性纳入绩效考核。
2、召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成静音状态，如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果。
3、会议期间要求集中精力、认真听取发言，不得交头接耳开小会、大声喧哔或随意进出，不得做与工作无关的事情，应按次序发言，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后发言。
4、参会人员应注意会场环境卫生。
六、其他规定：
1、应明确公司会议管理的目的，会议的终极目的是解决问题、提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。同时加强会议精神、会议决策的落实、执行、监督检查。
2、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会时应予以明确。
3、参会人员要及时将会议精神转达给部门人员。
4、《会议纪要》指定专人负责保管、记录，保管人岗位异动时须办理移交手续。
附表：
1、公司级会议纪要模板
2、项目/职能部门级会议纪要模板
3、会议签到表模板
第七条 公务接待管理
1、公务接待管理内容
1.1对外公共事务管理和服务的目标
1.1.1树立公司良好的信誉和形象。
1.1.2改善、适应公司的运作环境。
1.1.3联络公众和传递内外信息。
1.1.4辅助决策和协调人际关系。
1.1.5提高公司的社会效益和经济效益。
2、对外公共事务管理和服务的对象
2.1人力行政部行政管理部负责省、市级主管部门、物业协会、人社局、环保局，包括省市房协、省市物协、房管局、工商局、工会、街办、社区等。
2.2各项目部负责区房管局等行业主管部门，包括自来水公司、供电局、天然气公司、供热公司等。
2.3公司外部对象，包括新闻媒体、社会公众等。
3、公务接待活动管理
3.1凡重大对外公共事务活动，可由公司领导亲自组织和领导。必要时可聘请、委托专业咨询公司或企划人员策划活动方案。
3.2分公司或项目部举办的重大活动，凡涉及公司的有关重要活动的文字、照片和音像资料，必须自活动结束之日起3日内上报公司人力行政部宣传部。
4、公务接待管理制度
对外公共事务接待工作主要是指接待上级部门、单位团队或个人来访。做好接待工作，是加强公司对外交流的重要途径，是展示公司形象的重要窗口。接待工作必须遵循以下规范：
4.1接待工作原则
4.1.1周到热情。对上级部门、兄弟单位的人员来访，属于接待工作范围的，都要周到安排，热情接待。
4.1.2对口对等。根据来访目的和要求，一般安排公司相应的部门和人员参与接待。
4.1.3分工协作。公司层面由人力行政部行政管理部统一调配；各项目部由各项目经理统一指挥，做好人员分工。
4.1.4合理节俭。合理安排接待日程，合理使用接待经费。必要的不能省略，能节约的不要铺张。
4.2接待工作安排
4.2.1来访信息记录并报告。接到来访的来函、来电，应做好记录，及时报送部门主管领导。
4.2.2确定接待部门。属于项目层面接待范围的，及时知会相应管理部分管副总处理，并将有关信息通知来访者。属于公司层面接待范围的，及时报送人力行政部分管副总。
4.2.3制定接待方案。做好来访单位有关信息及公司相关资料的收集准备工作，制订接待方案报人力行政部分管副总审定。需要安排公司总经理接待的，应将接待方案报公司总经理审定。接待方案确定后，应该及时反馈来访单位。
4.2.4落实接待工作。根据接待方案，协调相关人力行政部各部门，确定参与接待人员，落实好接待的各个环节。必要时要准备赠送纪念品。
4.2.5做好接待工作的档案保存，至少每一季度汇总一次接待工作信息。
4.3具体接待环节
4.3.1迎送。上级部门来宾一般安排接、送站。兄弟单位除总经理以上来宾外，若无特殊要求，一般不安排接送、站。
4.3.2住宿。主动询问并根据来宾要求安排，一般安排在公司附近。
4.3.3就餐。招待来宾一般按照标准安排工作餐。需要宴请的，应坚持“特色、精致、简省、热情”的原则，一般安排在公司附近，并严格控制陪餐人数。
4.3.4会见。根据对口对等原则，安排相应公司领导和部门负责人参加会见、座谈。提前做好会议室布置与服务安排。必要时，安排做好会议记录。
4.3.5参观。根据工作需要和来宾要求安排相应的参观，安排好参观行程，通知相关人员做好接待和情况介绍工作。
4.3.6用车。除安排接、送来宾用车外，根据接待需要提供的工作用车。
4.3.7票务。根据来宾要求，协助来宾办理订购票。
4.3.8宣传。公司参与接待的人员要主动介绍宣传公司，树立公司改革与发展的形象，重大交流活动，接待结束后，应撰写新闻稿。重要接待活动，应通知人力行政部宣传部做好公司网站、企业微信公众号新闻宣传工作。
第八条 重大事件报告制度
为及时妥善处理重大或突发事件，避免和控制事件发生，特制定重大事件报告制度。
1、重大或突发事件包括：火灾、爆炸、突发性停电、水浸、盗窃、械斗等破坏行为；刑事案件；用户集体投诉; 中央空调主机、发电机、高低压电柜、消防设备、通讯设备等大厦主要设备设施故障；大厦主体结构遭受破坏等。
2、发生重大或突发事件，参与事件处理的部门主管或当值主管应立即赶到现场处理，同时尽快口头向公司分管副总或主管领导报告，并根据事发情节决定是否报告公安、消防等机构协助处理。
3、参与事件处理的部门经理在事件处理后立即填写《重大事件处理记录表》，于12小时内以书面形式递交公司领导，详述事件发生的时间、地点、经过，以及事件发生的初步原因和处理经过。
4、参与事件处理的部门应在事件处理完毕后24小时内写重大事件总结报告，上报公司领导，如实汇报事件的详细处理过程及结果，找出事件发生的主要原因，提出避免类似情况发生的预防性措施。
附表：
1、重大事件处理记录表模板
2、紧急突发事件处理记录表模板
第九条
人力行政部
投诉受理流程
为加强各项目服务意识，提升业主满意度，维护公司品牌形象，形成有效处理业主投诉机制，人力行政部重新规范了公司总部收到业主投诉的处理流程，现就进一步严肃公司有关投诉受理事宜通知如下：
1、人力行政部收到的业主投诉，往往是对项目部处理方式和方法的不认可，或者多次申诉无果的情况，为避免给各项目和公司造成较大的负面影响，人力行政部将对收到的业主投诉按照制定的投诉处理流程进行严格操作，各责任单位收到人力行政部《一般性业主/群体事件投诉处理反馈表》后，应按照所在项目服务等级中的时限要求进行积极处理，并及时反馈人力行政部。
2、人力行政部对于责任单位的处理进度将限时限期跟踪，对于处理结果将逐一与业主回访确认，所有处理过程存档备案。每月底将汇总所有投诉处理情况进行公司内部公告，以便各项目学习共勉。
第十条 来电来访规定
1、来电接听
、来电皆接。
、铃响即接：不让来电铃响超过五次。
、文明用语、语言规范、态度热情：灵活运用“您好、请、谢谢、再见”等，禁止使用有损公司形象的话语。
、做好记录：记录来电号码、姓名、地址、联系方式等一般信息，简要记录来电者的意图和要求。
、不主动挂断：无特殊情况，不主动任意挂断电话。
、及时转交、及时报告：对于应由上级领导处理的来电，应尽快报告有关领导。
2、来访接待
、原则上公司内部来客可在办公区接待，外部来客可请至心田坊茶餐厅接待。
、态度热情、用语规范：接待过程中始终保持热情的态度，微笑接待，见到来访人主动问候，茶水及时安排。
附表：
1、来电登记表模板
文印资质管理
第十一条 文印资质管理主要包括发文公告、印鉴管理、资质办理、合同管理等。
第十二条 公文管理
1、总则：
1.1为了提高公司管理水平，确保公文管理工作规范化、制度化、标准化，特制定本制度。
1.2本办法公文系指公司运营中形成的行政公文、事务公文、会议公文、经济公文、联络函等，主要包括各种公司级文件、任免文件、会议纪要、通知、公告、通报、报告、意见、对外联络函等。
1.3内部公文由主责部门起草、分管副总审核、行政管理部核稿编号后，经总经理审批后下发。
1.4公司级公文的管理、协调、归档统一归口行政管理部。各管理部、职能部所涉及的各类公文设专人归档管理。
2、公文的格式：
2.1公司级文件、任免文件、部门文件
2.1.1鉴于目前现下设多个公司，同一法人代表，同一机构，所以在发文时，凡是全局性的发文，以公司发文，代字为“美某发”；凡是以其中某个公司的发文，在“美”字后面加某公司的简称：
山西物业管理有限公司简称“物”，即“美物发”；
山西物业管理有限公司晋中分公司简称“晋中”，即“美物发”；
山西物业管理有限公司临汾分公司简称“临汾”，即“美物发”；
山西物业管理有限公司孝义分公司简称“孝义”，即“美物发”；
山西物业管理有限公司阳泉第一分公司简称“阳泉一”，即“美物发”；
公司部门发文代字为美”加部门简称加“发”，如住宅管理部发文代字为“美发”，非住宅管理部发文代字为“美发”，行政管理部发文代字为“美办发”，人事管理部为“美人发”等。
2.1.2用纸幅面及版面尺寸：
纸张：A4
公文页边：上3cm，下2cm，左、右各2.8cm。
2.1.3排版规定：
红头文件包含元素：发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、抄送单位、印发单位、印发日期。
发文单位标识：
发文单位标识用红色套印，初号、宋体加粗，由发文单位全称加“文件”构成。
发文字号：
发文单位标识下空1行，用4号仿宋GB＿2312，居中排列，由发文单位代字、年份和发文序号组成。年份及序号均用阿拉伯数码，其中年份用公元纪年全称。
签发人：
签发人姓名右空1字；用4号仿宋GB＿2312，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
公文标题：
红色反线下空2行，用3号仿宋GB＿2312，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称。段落间距为段前2行，段后1行。如遇多行，则保证首行段前2行，末行段后1行。
主送单位：
标题下空1行，左侧顶格用4号仿宋GB＿2312标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。
公文正文：
主送单位名称下1行，4号仿宋GB＿2312，每自然段首行左空2字，回行顶格。正文段落28磅。
附件：
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋GB＿2312体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。附件的序号和名称前后标识应一致。
成文日期：
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文日期右空4字。
印章：
在成文日期上加盖印章，应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。
抄送单位：
在公文版记中的分隔线下，左右各空1字，用4号仿宋GB＿2312体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐。在最后一个抄送机关后标句号。
印发单位和印发日期：
位于抄送单位之下，占1行位置；用4号仿宋GB＿2312体字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
2.1.4附件标准格式：
2.1.4.1纸张幅面及版面尺寸：
纸张：A4，
页边：上3cm，下2cm，左、右各2.8cm；段落28磅。
2.1.4.2排版规定：
大标题：2号仿宋GB＿2312，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称。段落间距为段前2行，段后1行。如遇多行，则保证首行段前2行，末行段后1行。
小标题：4号仿宋GB＿2312，居中排布；段落间距为段前1行，段后0.5行。
正文：4号仿宋GB＿2312，每自然段左空2字，回行顶格。正文段落28磅。附件不体现日期。
2.2普通文件
纸张：A4
页边：上3cm，下2cm，左、右各2.8cm
2.3会议纪要
2.3.1会议纪要包含元素
会议名称、会议次号、正文。
2.3.2文件标题
前空两行，3号宋体字加粗居中；文件标题由会议全称加“纪要”组成，如：“总经理办公会议纪要”，“xxxxxxxxx专题会议纪要”。
2.3.3发文次号
会议名称下空1行，用4号仿宋GB＿2312，居中排列；发文次号：〔年号〕第X次，由年份和序列号组成，年份用公元纪年全称，序号按不同会议类别编序，年份及次号均用阿拉伯数码。如：〔2016〕第3次。
2.3.4正文
发文次号下空一行，小4号仿宋GB＿2312；正文应载明会议时间、会议地点、主持人、参会人员、会议记录人、会议议题、会议内容。
2.3.5排版
上下左右边距各2.5厘米，段落23磅。
2.4外联络函
2.4.1包含的要素
公司红色抬头标示、标题、主送机关、正文、成文日期、印章。
2.4.2公司红色抬头标示
1号宋体加粗居中，上边距3厘米。红色下划线上边距4厘米，左右边距各2厘米。
2.4.3标题：
前空两行，二号宋体加粗居中；由事由和回复、说明、承诺等组成。如：关于“xxxxxxx”的回复。
2.4.4主送单位、正文、成文日期、印章
正文:4号仿宋GB＿2312，上下左右边距2.5厘米，段落28磅。
成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文日期右空4字。
印章：在成文日期上加盖印章，应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。
3、分段及序号标准
各类公文序列号应按照以下标准，且首行左缩进2字。
4、文书收文管理
4.1文书的签收
4.1.1 到达公司的文书由行政管理部签收，专人启封，按照内容填写“收文登记”。
4.1.2私人文书不准启封，直接送达本人。
4.1.3节假日等法定时间到达的文书，由值班人员负责代签收，转交行政管理部。
4.2公文的阅批
4.2.1 公文到达后，上附《公文处理单》，行政管理部经理阅示后提出拟办意见，明示阅批时间并呈送相关领导阅批。
4.2.2 需要相关部门传阅的，行政管理部文员跟踪。
4.2.3 公文传阅后原文交行政管理部保存，领导或部门需要留存的可以留复印件。
4.3公文的传阅与催办
4.3.1 公文传阅要严格遵守公司保密管理制度，涉密公文须经总经理审批后，方可借阅。不得将有保密等级的文件带出办公室、带回家或公共场所，也不得私自借与他人。
4.3.2 公文传阅要抓紧时间，不得拖延，阅后要签名。
4.3.3 凡有时限要求的公文，领导阅批时，行政管理部要注意及时催办，防止超越时限误事。
5、发文管理
5.1以公司名义上报与下发的各类文件，必须经总经理签发，加盖公司印章，未经签发和盖印发文无效。
5.1.1上行文是指对上级单位或部门呈报的文书，公司的上行文由行政管理部负责或指派专人送达。
5.1.2下行文是指公司下发的各类文书，凡抄报领导的由行政管理部专人送达，主送或抄送各部门的原则上由部门派专人来领取。
5.2部门发文的程序
5.2.1 各单位需要发文时应先提出申请，经由分管副总或总经理同意后方可进行。
5.2.2批准后由主办部门草拟文稿并以电子版或文字版的形式提交行政管理部进行文字与发文规范审核。
5.2.3符合发文要求的，由拟稿人填写发文稿纸，详细写明文件的标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人、发文的理由与目的等，经分管副总审核、行政管理部核稿、总经理审批后，方可发文。
5.2.4由行政管理部负责统一编号打印、盖印。
5.2.5发文部门负责发文。
5.2.6各类会议纪要应在24小时内完成审核、审批、下发。
5.3文书的保密管理
各类文书的密级设定以及保密要求，按照公司《保密管理制度》执行。
5.4公司文书的制作、签发、盖章
5.4.1公文的制作、签发
5.4.2公文的制作由行政管理部负责。
5.4.3公文一律由总经理或总经理委托人签发。
5.4.4未签发的公文一律无效不准印发。
5.4.5公文加盖公司印章后才生效，行政管理部负责盖印。
5.4.6各类会议纪要无特殊情况，应在24小时内完成审核、审批、下发。
5.5公文的发送
5.5.1 需要发往外地的公文或者向上级机关报送的公文，行政管理部负责以快递、挂号信等形式办理。
5.5.2 内部发送的公文一律实行签收制并由行政管理部负责发放。
6、公文的归档、借阅、保存
6.1 公文一律存档，由行政管理部负责。
6.2 一般公文文书的借阅要履行借阅手续，阅后立即归档，重要公文文书的借阅需请示总经理批准。
6.3 公文的保存。按永久保存管理，没有长期保存价值的可按公司档案管理制度保管。
6.4 公文文书的销毁由行政管理部牵头，经总经理批准后统一销毁。
7、人力行政部通知、公告的规范要求
7.1 通知的格式：包括标题、称呼、正文、落款。
7.1.1标题：三号宋体加粗居中，段后20磅，由事由和通知组成。如：关于“…”的通知；
7.1.2称呼：四号宋体加粗顶格，主要写公司各部门名称。如：公司各管理部、各职能部；
7.1.3正文：四号宋体，首行缩进两字符，行间距为单倍行距，主要以事由为主，简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行；
7.1.4落款：四号宋体加粗，正文下两行将署名和日期分两行写在正文右下方；署名各部口统一写人力行政部。
7.1.5通知编号：小四号宋体加粗，放于通知右下角，由“部口核心汉字大写首字母—年份号—流水号”，如：人事管理部的第一个通知编号为RS—2019—001；
7.1.6职能名称：核心汉字首字母组成，如：
7.2 通知下发：
7.2.1下发：通知统一由人力行政部行政管理专员下发，通知中的语法、错别字由起草部门进行检查；
7.2.2通知下发主要以图片形式为主，并确认相关负责人员收到。
附表：
1、公文处理单模板
2、发文审批单模板
3、红头文件模板
4、内部通知公告模板
第十三条 对外发
函的规定
1、目的：
为进一步规范公司对外发函流程，提高工作效率，维护企业对外形象，特制定本规定。
2、函的定义和分类：
2.1函是不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的公文。
2.2按功能来分，函分为告知函、商洽函、询问函、答复函等。
3、函的结构：
函由“主送单位、接收单位、接收人、日期和编号及主题”组成。
4、函的发文编号规则：
4.1参照《公文管理制度》中发文编号规则进行，在已有发文简称编号后加“函”，年份和流水号以实际为准。
4.2公司发函，编号规则和写法为：美发函〔2018〕1号
4.3公司人力行政部发函，编号规则和写法为：美办发函〔2018〕1号
4.4公司各管理部发函，编号规则和写法为；美物发函〔2018〕1号
4.5公司分公司发函，编号规则和写法为：美物 发函〔2018〕1号
5、函的发起、审核、审批、盖章、文印等流程按有关要求执行。
附表：
1、对外工作函模板
第十四条 介绍信使用管理规定
为严格公司介绍信的使用和管理，特制定本规定。
1、介绍信由公司人力行政部专职人员管理，不得乱放，要加锁保管。
2、按规定开具介绍信，不得随意开具与业务无关的介绍信，不得事先加盖公章。
3、开具介绍信，介绍信的存根和正信上的内容要相符，要如实填写所去单位、姓名、人数、要办的具体事项、有效期限和开出时间等。
4、介绍信除打印外，须用钢笔或毛笔、签字笔书写工整，不得使用铅笔、圆珠笔或红色墨水书写，以保持介绍信的严肃性。介绍信不许涂改，如果发生涂改，要加盖更正章。
5、凡因公到外省、市出差或市内办事确需使用空白介绍信者，要经公司领导批准方可开具。持信者公务办理完毕，须及时向公司行政办公负责人说明空白介绍信的使用情况，在存根上注明，并将余信归还。公司行政办公负责人有权询问空白介绍信的使用情况和收回未使用的空白介绍信。
6、如发现介绍信丢失，持信人应立即向公司人力行政部报告，并及时采取必要的措施。
附表：
1、介绍信使用审批表模板
2、介绍信使用登记表模板
第十五条 印章管理办法
1、目的：
印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为了正确使用，安全管理，特制定本制度。
2、适用范围：
山西物业公司各管理部、各项目部、分公司、财务部及人力行政部。
3、印章的分类：
3.1公司印章：刻有公司名称且对外具有法律效力、代表公司权利和义务的公章。
3.2公司法人代表名章
3.3公司财务章：代表公司承担所有财务相关的权利和义务的专用章。
3.4发票专用章：用于公司开具发票时使用的专用章。
3.5公司合同章：公司对外签订合同、协议的专用章。
3.6部门公章：代表部门行使职权的公章。
3.7项目章:代表项目对外联络的用章。
4、印章的刻制、领取和保管：
4.1印章的刻制
4.1.1公章、法人名章、合同专用章、财务专用章、发票专用章需要印章刻制或翻新，需经公司总经理审核批准，由人力行政部行政管理部指派专人持营业执照正本及公司的介绍信到当地公安局指定地点办理，严格按照法律规定的程序和要求执行。
4.1.2部门章由使用部门提出申请，经分管副总及总经理审批同意后，行政管理部安排专人办理刻制、部门负责人签收。
4.1.3每种印章只能刻制一枚。
4.2印章的领取、启用与保管
4.2.1印章刻制好后由公司总经理同意后，人力行政部行政管理部指派专人领取，并负责到原登记机关办理印模备案手续，预留印模。
4.2.2人力行政部行政管理部下发印章启用和废止通知。
4.2.3印章要存放于便于工作的保险柜内，柜钥要安全保管。财务章、发票专用章由财务部人员保管、专用。项目章由各项目指定专人保管、专用。
4.2.4印章专管员应严格遵守公司的印章管理制度，不得违规。
4.2.5印章专管员离岗，要办理印章移交手续，并将印章和印章柜钥在监交人的监督下，移交接交人或代理人，接交人或代理人由总经理指定。
5、印章的使用：
5.1印章的使用范围
5.1.1发送正式公文、电函、传真件等。
5.1.2报送或者下达各类业务计划、报表等。
5.1.3授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍信等。
5.1.4制作标书、签订业务合同、协议等。
5.1.5需要代表公司加盖行政公章的其他公文、批件、文书资料等。
5.1.6根据需盖印文书、公文、资料的内容分别选盖对应公司印章。
5.2印章使用的规定
5.2.1公司各管理部、分公司、各项目部、财务部、人力行政部需要使用印章时应填写《印章审批流程》，由部门经理审核，报分管领导批准，如因分管领导外出无法完成审批、审核的，必须经人力行政部行政管理部印章专管员电话请示相关分管领导后，方可用印，用印要进行登记。
5.2.2严禁在空白合同、协议、证明、介绍信上及空白纸张上用印。
5.2.3因工作原因需要携带空白合同、协议、证明及介绍信用印时，须经公司总经理签字同意方可领用；工作结束后，必须及时向总经理汇报空白文件的使用情况，未使用的必须交回作废，已使用的要备案。
5.2.4原则上禁止将公司印章带出使用。
a)确因工作需要，需带出使用时，应登录填写《印章审批流程》，征得其部门领导和分管领导同意，并经公司总经理批准，由印章专管员陪同前往办理。
b)印章专管员不便陪同的，必须经总经理另行指定人员或经批准后方可带离公司。印章带出期间，借用人只可用于申请事由，带出时间一般只限在当日，用后及时归还。
c)需要隔夜时，必须经总经理批准。带章人对印章的使用后果承担责任。
6、责任：
6.1印章必须由专管员安全保管，印章如有遗失，必须及时向公司人力行政部行政管理部和总经理报告。
6.2违反本制度规定，擅自用印或者因用印不当给公司造成损失的，应按照公司规定严格处罚，情节严重的还应追究刑事责任。
附表：
1、印章使用审批表模板
2、印章使用登记表模板
第十六条 证照维护管理制度
1、目的：
为了规范公司各类证照的管理，保证公司证照证件的有效性，确保公司各项工作高效运转，规范公司证照按期完成办理、年审、维护、换证工作，特制定本制度。
2、范围：
适用于公司各管理部、分公司、各项目部、财务部和人力行政部的工作请示。
3、定义：
3.1公司证照的定义。公司证照是指经国家行政机关颁发的各种证件执照和证书。公司各类证照、证书是公司合法经营的资格证明和荣誉证明。本制度所述的证照系指包括但不限于企业法人营业执照正副本、特许经营许可证、各类许可证、各类资质证、专利技术证书、荣誉证书、管理体系批准证件以及银行开户许可证、资信证明、验资报告、审计报告等财务类证照，其中包括以上证照所对应的附件等。
3.2客户委托管理的证照。指公司所服务客户的证照，因业务需要由公司代为管理的证照。所述证照类型及内容以约定内容为准。
3.3合作单位委托管理的证照。指公司服务客户的证照，因业务需要由公司代为管理的证照。所述证照类型及内容以约定内容为准。
4、主管部门：
4.1人力行政部人事管理部负责公司人员证件的管理。
4.2财务部负责财务类证照、审计报告管理。
4.3人力行政部行政管理部负责企业其他证照的管理。
5、证照的管理：
5.1 公司各类证照、资质原件由各归口部门负责保管，保管部门应指定专门证照管理人员。
5.2 除必须悬挂的证照外，其余一律存放于带保险箱的文件柜，加锁保管，确保安全。
5.3 证照原则上不准外携，如因工作需要必须外携时应经总经理批准，并办理证照借用手续，原则上外携证照应由证照管理人携带；特殊情况下，经总经理同意，可由指定人员外携证照。
5.4 证照管理人员调离岗位，要事先办理移交手续，移交完成后方可办理离职手续。
5.5 证照管理人应建立证照台帐，内容包括：企业名称、证照名称、证照类型、证照编号、办理时间、有效期限、年检时间、证照数量、附件名称、附件数量、办理人员等。
6、证照的办理：
6.1 因企业经营需要办理新证照，由人力行政部行政管理部主责牵头、相关部门协助配合。
6.2人力行政部行政管理部负责证照办理的具体工作，并负责收集办理证照的所需材料。
6.3根据证照的不同性质，制定办理证照的工作进度计划，办理人员应在计划的时限内完成。因个人原因未能及时完成且未造成关联损失，扣罚办理人员当月绩效考核动态部分分值。
6.4证照办理完毕，办理人员应及时向总经理、部门负责人进行汇报，并在当日将证照的正副本、附件等向相关管理部门办理移交。
6.5外联人员办事必须使用公司指定联络方式。
7、证照的维护：
7.1公司的各种证照按照国家的相关规定使用、维护，在规定期限内由证照归口部门主责，相关部门协助，办理年检、年审、变更和换证工作。
7.2建立证照预警制度：公司各类证照由证照管理人员负责建立台账，证照管理人员每月要对所保管的证照的有效期限进行梳理，标明各证照有效期时限及年检、年审、更换时间。人力行政部在相关证照有效期到期的3个自然月前，发出证照到期黄色预警，将计划年检、年审或到期的证照通报证照归口部门；3个自然月内，发出证照到期红色预警，提醒证照归口部门及时办理证照的相关工作。人力行政部发出预警后，由于证照归口管理部门未及时验证，给公司造成损失的由证照管理部门负责人和证照管理人员承担责任。
7.3证照办理所需材料由证照归口部门会同相关部门准备，人力行政部行政管理部负责与相关部门沟通、落实材料。照归口部门负责材料汇总、制作、递交、办理。
7.4证照遗失，当事人应立即报告主管上级和总经理，在第一时间内通报挂失，将影响降到最小。
7.5证照补办按照法定程序由证照归口部门主责，相关部门协作，共同负责办理。
7.6如出现证照未能按时、按要求年检、年审、更换，造成证照有效性丧失或部分丧失，按所属责任，对证照管理部门负责人，证照管理人员当月绩效考核中动态分值扣除。
8、证照的使用：
8.1公司的各种证照必须按照国家的法律法规和公司的相关规定使用。
8.2公司证照使用必须填写证照借用、复印流程，并经总经理或者总经理授权人批准后方可借用或复印。
8.3公司证照未经公司领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借。
8.4任何人不得利用公司证照从事违法活动。不许擅自使用公司的证照进行各种担保活动，一经发现有利用公司证照从事违法、违规活动的，按有关程序追究法律责任。
9、证照资料的归档：
9.1证照在申报、注册、年检办理完毕后，其相关文件和材料一律按要求归档到至相关管理部门妥善保管。按发证机关的要求在经营地点的显著部位正照上墙，副本、副证入柜。
9.2凡是公司各类资质、证照办理过程中形成的原件、文件资料等，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
9.3 各种证照要分类归档。归档的资料要齐全完整，自申报到各种相关手续办完的资料都要归入档案。
9.4归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，保存复印件。
9.5具体归档详见《证照维护管理情况表》及《证照维护管理流程》。
第十七条 合同管理
1、公司各类合同由公司人力行政部负责管理，未经公司总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经公司总经理批准并严格办理交接手续。
2、因工作需要使用公司合同的，使用人须提前下载、填写公司公章、证照、合同《使用审批表》，经项目经理、分管副总、公司人力行政部逐级审批后方可使用。如因分管副总外出无法完成审批的，必须经人力行政部合同管理人员电话请示相关分管副总后方可使用，并做好使用登记。
3、公司各类合同原则上禁止带出公司以外使用，如遇各物业服务中心、对外联络、招投标及其他特殊事由需外出使用公司合同的，必须经公司总经理批准或由人力行政部合同管理人员电话请示公司总经理后方可带出使用，并做好使用登记。
4、公司合同一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后应停止使用。
5、公司合同管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有公司总经理及相关负责人的签字，不得随意使用。
6、公司合同管理人员应妥善保管公司各类合同，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施。
7、公司各类合同需外出使用的，在外出使用期间使用人未经公司总经理批准不得擅自挪作他用或随意交由他人管理和使用，否则产生的一切后果由使用人承担。
8、人力行政部合同管理员应将公司各类合同归档，登记后建立台账，并负责提醒合同签署发起部门到期后的费用催缴、合同续签等项工作的跟进处理工作。
第十八条 合同会签
为加强公司合同管理，规范合同行为，有效规避经营风险，结合我公司实际情况，特制定本制度。
1、适用范围
本制度适用于公司及分公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同，包括物业服务合同、买卖合同、租赁合同、其他服务合同等。
2、合同会签
2.1合同的起草
2.1.1合同由经办人负责起草，经办人将草案提交经办部门负责人、分管副总审查合同的合法性、严密性、可行性。
2.1.2经办部门负责人提交分管副总、公司人力行政部分管副总审批、修改，根据分管副总和人力行政部分管副总的修改和审查意见定稿，同时填制《合同会签单》。
2.1.3为提高效率、加速流转，各相关职能部门一般应在当日内会签完毕。
2.2合同会签过程中不同意见的处理
2.2.1在合同会签过程中，会签人对合同条款提出修改意见的，经办部门负责人应当与提出异议的部门负责人商定相关条款。如有确有需要修改，应当由经办部门负责人提交分管副总审核修改，审核修改稿原件必须存档。
2.3合同执行
合同会签完毕后，由人力行政部合同管理员对文本进行核对，存档并加盖公章，交由合同经办部门执行。
附表：
1、合同使用登记表模板
2、合同会签单模板
第十九条 请示卡管理
1、目的：
为了规范《请示卡》的管理程序，明确其使用范围，提升工作效率，特制定本制度。
2、范围：
适用于公司住宅管理部各项目部、人力行政部、财务部的工作请示。
3、使用原则：
3.1期复性原则：需要总经理以书面形式批示的。
3.2单一性原则：一事一报，包括同类事项采用同一请示报告的。
3.3针对性原则：对于属于无依据、无制度可循的，部门无把握、无权利、无措施解决的，需要领导协调统筹安排解决的复杂疑难问题。
3.4时效性原则：准确、及时、易操作。
4、《请示卡》内容及要求：
4.1请示卡要主题清晰，内容言简意赅,对请示的工作内容要表述清楚。
4.2请示部门意见要填写明确，要有确切的时限要求。
4.3项目经理、分管领导要对请示的事情做出明确的批示意见：包括承办与协办的部门；承办与协办的要求；承办与协办时限的建议。
4.4承办与协办部门要对请示部门的要求与建议给出明确的意见。
4.5总经理对请示部门与承办、协办部门的意见要做出明确批示。
4.6各管理部、各项目部、及人力行政部要对总经理批示的请示卡事宜进行执行的跟踪、落实，做到及时准确。
5、《请示卡》的批办程序：
5.1请示事项使用“请示卡流程”，按照要求逐项填写；并按管理职能分工选择承办人、协办人。
5.2经总经理批示后，《请示卡》申请部门依照批复意见执行、落实。
5.3申请部门要根据实际做出时间要求。
5.4承办部门要根据总经理的批示意见，拿出实施完成的具体计划、措施，及完成任务的时间节点。
5.5协办部门要依据总经理的批示意见，做出配合计划，依据时间要求完成配合。
5.6涉及到的重要事项，由行政管理部牵头，组织有关部门督办事项办理的过程、进度和结果。
附表：
1、请示卡模板
档案资料管理
第二十条 档案资料管理主要包括档案管理，资料管理，图书管理，企业证书管理等。
第二十一条 档案管理制度
为规范公司及各项目档案管理工作，特制定本制度。
1、公司层面各类行政办公类文件、档案等，应按照如下程序管理：
1.1在收到上级主管部门或其他政府部门、相关单位发送的公文函件后，应先做好登记备案工作，填写《外部文件登记表》。
1.2向部门分管副总汇报文件内容，请示下一步工作安排。
1.3完成工作后将收到的文件分类归档，按类别存放到相关文件夹内备查。
1.4在分类文件夹目录中记录档案、文件名称、主要内容，以便于今后查找。
1.5每年年末对当年收到的文件、档案进行整理，归档工作，对于长期使用的重要文件另行归档保管，并做好记录工作。
2、项目部各类行政办公文件、业主档案等，按照如下程序管理：
2.1前台客服在办理业主入户手续后，应及时更新和收集业主资料，并及时将业主资料交于档案管理人员进行存档，在填写《业主管理表》时，特别提醒业主如实填写业主的联系地址、联系电话、紧急联络人的电话、地址，以便客服中心在紧急情况下及时联系到业主。
2.1客服部设立专门的档案柜，做到图文分类，编制目录索引，并将档案柜上锁，由档案管理员进行专人管理。
2.3客服前台电脑内设有业主物业管理、档案管理等操作管理系统，应及时将新入伙的业主信息更新，方便公司管理，不经允许，不准任何无关人员查阅，如有违反，做泄密处理。
2.4业主档案原件存放于档案中不得随意使用，如因工作需要借阅或复印档案的需经上级领导批准，并登记签字，认真填写《客户资料借阅单》，写明用途与归还日期，如有违反，做泄密处理。
2.5秩序维护部或其他相关部门因工作需要借阅或复印住户资料时，客户服务中心可以向其提供一份住户清单，但该份清单中不应有住户的电话和地址。
2.6业主入伙后，办理装修的所有档案、图则，应该及时归档，在服务过程中业主产生的一切投诉、报修甚至纠纷所产生的单据、记录应及时归档，健全业主档案。
2.7为保证在紧急情况下能够及时联系到业主和住户，客服中心应定期联系业主或住户，更新联系资料，对于业主/住户联系方式发生变更的,客服部前台客服应及时更新物业管理系统。
2.8各项目物业服务中心在收到各级主管部门或其他政府部门、相关单位发送的有关物业收费标准、消防安全、重大事件通知等公文函件后，应在5日内将相关文件、档案以照片格式发送给人力行政部档案管理人员存档备查。
第二十二条 评优、荣誉管理制度
1、目的：
为规范公司集体及个人评优和荣誉的管理工作，确保公司成功获得申报的评优奖项和荣誉收集全面、归档及时、保管安全、使用合理，以全面体现公司业绩和信誉，激发员工比、学、赶、超，积极主动创新工作，以良好绩效赢得更大成绩，特制定本管理制度。
2、公司评优活动参加程序：
2.1公司人力行政部行政管理部在收到上级主管部门或有关部门发来的参加评优活动的文件或公函后，应先存档记录在案，在《外部文件登记表》上登记备案。
2.2请示分管副总是否参加评优活动，若参加则需要请示分管副总，并和相关部门负责人沟通组建评优小组，确定评优小组成员及分工。
2.3根据评优活动日程及安排编制评优活动实施方案，确定评优计划及各项评优工作完成期限。
2.4将评优活动实施方案发送至参加评优活动的项目或部门，和参加评优活动的部门负责人沟通各项评优工作完成情况和完成期限。
2.5按照《评优活动实施方案》完成评优活动各项准备工作，准备相关评优资料及文件。
2.6定期和参加评优活动的有关部门沟通各项评优活动准备工作完成情况。
2.7提交评优活动申报材料，迎接评优检查组现场检查，落实参加评优活动项目或部门评优现场检查准备情况。
2.8迎接评优检查组现场检查，布置检查现场，做好准备工作，提前布置好条幅、桌椅、茶水、座签等，安排好现场服务人员。
2.9评优活动结束后，做好现场相关工作记录，会后及时总结经验和不足，为下次评优活动做好准备。
3、公司荣誉分类：
3.1按授予单位的行政级别分：
3.1.1区县级奖项和荣誉。由区县级政府或相关职能部门对公司、分公司、项目部的集体奖项和荣誉及对公司员工个人的奖项和荣誉。
3.1.2市级奖项和荣誉。由市级人民政府或相关职能部门对公司、分公司、项目部的集体奖项和荣誉及其对公司员工个人的奖项和荣誉。
3.1.3省部级奖项和荣誉。由省级人民政府或相关职能部门对公司、分公司、项目部的集体奖项和荣誉及其对公司员工个人的奖项和荣誉；
3.1.4国家级奖项和荣誉。由国务院或相关部委对公司、分公司、项目部的集体奖项和荣誉及其对公司员工个人的奖项和荣誉；
3.1.5其他行政管理部门奖项。相关行业对公司、分公司、项目部的集体奖项和荣誉及其对公司员工个人的奖项和荣誉。
3.1.6 客户嘉奖。相关甲方单位及业主方对公司、分公司、项目部的集体奖项和荣誉、锦旗、感谢信、评价等。
3.2按获得主体分：
3.2.1集体奖项与荣誉。指以公司、分公司、项目部或以公司、分公司、项目部部门、专业小组、委员会等名义获得的有关奖项与荣誉；
3.2.2个人奖项与荣誉。指单位员工以个人名义获得的有关奖项与荣誉。
3.3按奖项和荣誉的内容分：
3.3.1管理类、质量类奖项和荣誉；
3.3.2安全和节能环保类奖项和荣誉；
3.3.3技术创新与成果、工法工艺创新与成果类奖项和荣誉；
3.3.4企业文明单位创建、思想政治工作创新与成果、党群工作创新与成果类奖项和荣誉；
3.3.5文化创新和文化成果类奖项和荣誉。
4、公司奖项和荣誉的归档：
4.1每年6月和12月，各部门分别收集上年度下半年和本年度上半年有关奖项和荣誉实物，分别于每年7月和12月底交公司人力行政部存档，并建立移交目录。
4.2人力行政部对各部门移交上来的荣誉和奖项进行归类和汇总，请示公司总经理批准，哪些奖项和荣誉存放于档案室，哪些奖项和荣誉存放于展示橱窗，并建立和及时更新存档目录。
4.3奖项和荣誉实物一般分为奖杯、证书、锦旗、感谢信等文件三个部分组成。展示橱窗一般只展示奖杯和证书。文件需另行按公文归档管理规定单独建立目录建档保存。
4.4个人奖项和荣誉实物原则上由员工个人保存，人力行政部收集实物交办公室复制，原件由人力行政部返还个人，复制品由人力行政部按第4.１点之规定移交。
4.5对于省部级以上奖杯和证书实物，可仿真复制一份，在展示橱窗展示原件，档案室保存复制品。
4.6人力行政部按档案管理的要求，对奖项和荣誉实物进行保管和维护，保证实物完好，不损坏，不遗失。对展示橱窗展示的奖项和荣誉实物，每月5日前检查一次，每半年对展示橱窗实物检查一次，并做好检查记录。
5、奖项和荣誉实物的借用：
5.1因业务拓展和公司形象推介需要，可借用奖项和荣誉实物，由借用人出具借条，借用人所在部门领导审核，公司总经理批准，公司人力行政部方可外借。
5.2外借奖项和荣誉实物在约定时间未归还，人力行政部需进行催讨。收回实物后，双方对实物进行验证，以保证系原物奉还。
5.3人力行政部建立《公司荣誉证书、牌匾使用登记表》，保留审核和审批原始记录。
5.4奖项和荣誉实物获得后，公司人力行政部行政专员应及时和人力行政部宣传专员、培训专员、投标专员沟通，将相关荣誉照片、文字材料发送给上述人员，以便及时更新公司宣传信息、培训信息、投标文件中的公司简介等。
附表：
1、奖项和荣誉移交目录模板
2、公司荣誉证书登记表模板
3、公司荣誉证书、牌匾使用登记表模板
4、公司档案存档登记表模板
5、公司档案使用审批表模板
6、公司档案使用登记表模板
物资管理
第二十三条 物资管理主要包括物资流程管理和固定资产盘点管理。
第二十四条 总则
1、为明确公司各管理部、各职能部的采购权限，强化采购监管，使物资管理规范化、标准化、信息化，适应公司发展需要，特制定本办法。
2、公司各管理部、职能部负责制定本部采购权限，经总经理审核同意后实施，人力行政部行政管理部负责物资申购、调拨、报废审批过程的监督。
3、公司各管理部、职能部固定资产管理由归口部门负责，住宅管理部和人力行政部的固定资产管理盘点由行政管理部负责实施，其他部口自行实施并报备行政管理部。
第二十五条 公司行政管理部职责
1、负责各项目部物资出入库的监督工作，月度物资报表的收集工作，季度报表汇总、抽查、测评工作。
2、负责各项目部物资市场调查，建立“及时、准确、动态”的供应商档案和物资信息库，定期发布“公司合格供应商、分包商名录”；收集市场物资价格信息并定期通报和发布；及时向领导报送报表；汇总、指导、监督公司物资供应系统业务报表统计工作。
3、负责组织年度盘点现场物资抽查工作。
第二十六条 公司所属物资职责
1、每月5日前填写《出入库管理明细表》，对物耗月度分析，报人力行政部行政管理部备案。
2、负责对固定资产、公用工具和个人工具建立台账。
3、采购申报手续规范、完善。
4、负责各项目部设备器械维保。
第二十七条 物资采购申请
1、单笔付款金额超过3000元的申请，须由总经理审批，3000元及以下由各分管副总审批，各项目部的付款权限由分管副总制定。
2、行政管理部将对于符合固定资产管理的物资进行统计备案，相关细则见固定资产管理制度。
第二十八条 二级库房管理制度
1、库房管理的基本任务和原则：
1.1基本任务：采用科学的方法，不断提高管理水平，做到保管好，损耗少，节约费用，保证安全，提高效益。
1.2库房管理的原则是：适量、及时、准确、经济、安全。
2、物资的采购规定：
2.1各管理部、各项目部、人力行政部按自行采购。
2.2各管理部、各项目部、人力行政部对所需的办公设备，办公用品，清洁用品，劳保用品，工程所需的配件材料和印制表格标牌执行独立预算、独立采购，独立结算。
2.3采购管理基本原则：
2.3.1指定专人采购，专人管理。
2.3.2采购物资本着质量好，价格合理，服务优良的原则。
2.3.3采购员对采购单妥善保管，月度装订成册，存档备案。
2.3.4若违反本相关制度严格追究部门负责人及直接负责人的责任，给公司造成的重大经济损失及不良影响到的，按照相关法律规定处理。
2.3.5各管理部、项目部、人力行政部对申购物资在每月26-30日备齐。
2.3.6凡是涉及报修的产品，各采购部门应保留报修凭证及联系电话，对供货商信息及时报人力行政部行政管理部备案。
3、原材料、物资的保管和记录：
3.1库房物资按原材料类别分别管理。
3.2行政专员职责：保管所管原材料、物资，记原材料、物资明细帐，验收进库原材料、物资和出库原材料、物资的发货。
3.3库存原材料、物资要贯彻执行“先进先出，定期每季翻堆”的库房管理规定。
3.4要节约库容、合理使用库容。重载物资与轻抛物资不得混堆，有挥发性的物资不得与易吸潮物资混堆。
3.5库房对进库储存的物资，必须按固定堆位存储，并编列堆号，在每个堆位存放物资的货位上设立“进、出、存货卡”，凡出入库物资应于当天在货卡登记，并结出存货数，以便与物资明细帐对口。
3.6行政专员对所保管的物资，应经常检查，对滞存在库房时间较长的物资，要主动向项目经理反映滞存情况；对存库物资，发现霉变，破损或超保管期限，应及时提出处理意见。
3.7对于账外物资需要存放在库房内的，行政专员要单独登记明细账，单独编写物资编码，并放置独立区域，要求存放人办理出、入库手续，出入库单需物品所属人、所属部门负责人、库管员签字确认，对于贵重物品，要进行拍照登记；账外物资月末盘点时一并进行核对。
3.8物资保管与保养
a、 根据不同类别、形状、特点、用途分库分区；保管要做到“三清”， “二齐”，“四号定位”摆放。
三清：材料清、数量清、规格清
二齐：摆放整齐、库容整齐
四号定位：按区、按排、按架、按位定位
b、 保管物资应做到“十不”，即不锈、不潮、不冻、不霉、不腐、不变质、不挥发、不漏、不爆、不混，按物资保管技术要求，适当进行加垫、通风、清洗、干燥、定期涂油或重新包装，存放不当应及时改进。
c、 要严格注意防火，防盗，防虫鼠害。
11、公共工具管理：
11.1所有工具必须建帐
11.1.1各部门应建立 “部门公用工具登记台帐”。
11.1.2各部门对使用的公用工具建立“公用工具领用记录”并派专人对工具进行管理，保证帐物相符。
11.2公用工具的保养与维修
11.2.1公用工具由所属班组、部门进行保养，禁止违反操作规程使用工具而造成工具损坏，应做好工具的润滑、防腐、卫生及电气部分的维护，保持工具良好工作状态。
11.2.2公用工具损坏应及时进行修理，保持工具的完好，公司内部无力修理的工具应由使用部门统计上报，项目部负责安排专人联络供应商进行委外修理。
11.3公共工具的申报、换新和领用
11.3.1公共工具的领用遵循以旧换新的原则；因工作需要领用新工具时，领用工具部门应根据实际情况上报申请单和工具清单，经项目部经理审核、分管副总批准后执行。
11.3.2领用人需持部门主管和项目经理批准的新件领用申请单到项目部物管员处领用。
11.3.3领用工具时，如发现存在质量问题，应及时反馈；因使用、保管不当所造成的毁损、丢失等人为原因造成的工具损失，由责任人承担，各部门工具管理人员要负起监管责任。
11.3.4每年年末，各部门根据本部工具情况，对达到使用年限的报废工具报出以旧换新工具计划，报废的工具报物管员处统一处置。
11.3.5所有工具存放应摆放整齐，擦拭干净。
11.3.6工具上的消耗件由部门主管根据使用频率、工作量等因素定额。
12、个人工具管理制度
12.1个人工具分发时应在《个人工具/物品领用表》上签字接收。
12.2领用人应领用与本工种工作相关的工具，不得跨工种领用。
12.3工具使用必须规范，工具持有者负有日常保管和保养责任，不得将工具随意转让或带回家。
12.4员工使用工具完毕，须将工具收拾干净，用后放在指定位置。
12.5对于老旧、正常损坏后的工具换领时，交旧换新，及时登记在《个人工具/物品》台帐上详细记录。
12.6如工具持有者发生工具遗失，本人必须有书面的情况说明，由部门主管签署意见，具体情况登记在《个人工具/物品》台帐上，工具遗失将由遗失者按遗失工具原价赔偿。
12.7个人工具应在领用人调离原工作岗位时将本人所领工具全数交还，物管员应及时在《个人工具/物品》台帐上进行详细记录，工具妥善保管。
12.8废旧工具，物管员不得随意处理，年末应列出废旧工具清单，报项目经理签字后统一处理。
13、采购物品询价管理：
13.1各项目部每月提交《出入库管理明细表》给人力行政部行政管理部；
13.2人力行政部行政管理部负责每季度进行物资数据分析，并根据采购数量较大物资进行必要的询价活动，定期公示；
13.3各项目部参照《物资询价表》，择优选择符合条件的供应商名单。
13.4采购询价工作要求与步骤：
13.4.1依据各项目部提交的《物资出入库月度汇总明细表》所需的常规常用物资，人力行政部行政管理部进行询价准备，收集相关资料。
13.4.2市场询价坚持“货比三家、质优价廉”的原则，询价厂商不得少于三家，询价人员要进行选样、询价、议价等工作，全面掌握市场行情，杜绝“权利”行为和“个人”行为，不得敷衍了事，隐瞒行情。
13.4.3选择符合条件的供应商名单，应依照直接生产厂商，代理商、经销商顺序选择，必须是有效客户，严禁虚报。
13.4.4采购询价过程中，将所询物资的品名、规格、供应商名称、地址、联系方式、付款方式记录清晰。
13.4.5汇总并整理所有报价后，经过对比分析，综合评价，编制《物资询价表》交由人力行政部分管副总审核。
13.4.6人力行政部行政管理部按季度向各项目部公示《物资询价表》。
附表：
1、月物资出入库及库存明细表模板
2、个人物品领用表模板
第二十九条 固定资产管理规定
1、目的：
为了加强公司固定资产管理，规范固定资产管理流程，结合公司实际情况，特制定本规定。
2、固定资产定义：固定资产主要以办公物资和公用工具为主。
2.1 办公物资：日常办公所使用的办公设备、办公家具，例如：电脑、办公桌椅等；
2.2 公用工具：实施某专业工作，我方员工所必需使用的专用设备及专用工具，公用工具一般为价值较高、采购数量较少。
3、固定资产编号规则：
3.1 资产编码的组成：资产编码由“项目名称核心汉字首字母”+“资产分类核心汉字首字母”+“资产流水号”；例如：人力行政部的电器设备的编码为ZN-DQ-001。
3.2 资产分类：由分类的核心汉字的字母组成，如：
3.4 资产流水号：各分类资产的流水号段为001-999；
4、编号的使用规则：
4.1 编码标签自张贴于固定资产之日起正式生效，未经人力行政部同意，任何人不得私自损毁或变更标签相关内容。各项目、单位之间任何形式的固定资产异动出具相关手续，领导签字同意后，书面资料由人力行政部备案记录；
4.2 每季度进行检查固定资产的账、卡、责任人及号码是否管理规范，存在问题及时纠正，对使用性质发生变化的固定资产要重新进行编码，污损、遗失的标签及时更换补贴；
4.3 确保每项资产均有唯一编码与之对应，凡新购配置的固定资产，应在5日内完成编码，调拨异动的资产，应在7日内办理调拨手续，报废的固定资产，应当在报废当日注销编码，登记报废台账。
附件：编码的标签样式
5、固定资产的管理与责任划分
固定资产实行分级归口管理，实行谁使用谁管理的原则。人力行政部行政部和项目经理分别为公司和项目资产监督责任人，行政专员为项目资产管理的第一责任人，各部门负责人为资产的具体责任人。
6、固定资产的维护
6.1 维修登记：各项目部需建立固定资产维修登记本，由行政专员实时记录固定资产购置时间、责任人、维修情况等内容；
6.2 维修费用：正常维修费用从各项目的营业费开支;非正常维修费用，查明原因，分情况酌情处理。属于人为损坏和责任事故，由当事人或责任人承担全部维修费用;属于意外或无法克服的灾害性事故，需报公司进行审批处理。
7、固定资产的处置
7.1 固定资产的调拨：
7.1.1固定资产调拨时，调拨双方的经手人和领导签字同意，并填写调拨意见；
7.1.2固定资产调拨单签署完成后，留存人力行政部备案；
7.2 固定资产的报废：
7.2.1 资产报废的条件：
a.已超过规定使用年限，其主要结构和主要部件已损坏，效能达不到最低使用要求，既不能修复、改装，也无法调出转让的资产；
b.因意外灾害事故，受到严重损坏，无法使用、修复和改装的资产；
c.严重影响安全，继续使用将会引起危险事故，且不能修复、改装，必须拆除的资产。
d.耗能高，能源利用效率低，严重存在着安全隐患且无法修复改造的资产；
7.2.2 由设备使用的单位填写《固定资产报废审批表》，认真填写资产的现状及报废的原因，由人力行政部行政部对申报设备进行检查审定，报公司领导审批；
7.2.3 价值在3000元以上的资产由总经理进行签署报废意见，3000元及以下的资产，经项目经理和分管副总领导签字同意；
7.2.4 由于人为损坏、未到使用年限提前报废的资产，由人力行政部调查原因，并按公司相关规定追究责任。由于自然损坏、已到使用年限的资产，经相关部门鉴定，公司领导批示后确定报废。
7.3 固定资产的闲置：
7.3.1 固定资产设备因长期没有使用造成闲置且不够报废条件的，由使用部门进行情况说明，由人力行政部进行了解和调查，并在闲置情况说明表签署处理意见，经公司领导批准，由行政部统一进行调拨或处理；
7.3.2 资产调拨和处理有人力行政部进行备案记录；
7.4 固定资产的丢失：
7.4.1 对于折旧期内的资产丢失，丢失部门进行说明原因，找出最终负责人，资产剩余残值由丢失人负责赔偿，各项目经理、部门负责人和行政专员进行签字确认；
7.4.2 对于已折旧完的资产丢失，资产丢失原因说明，并由各项目经理和部门的负责人签字确认，按照报损处理。
附表：
1、固定资产管理台帐模板
2、固定资产调拨单模板
3、固定资产报废表模板
后勤管理
第三十条 后勤管理主要为人力行政部办公室日常管理，包括钥匙管理、计算机管理、名片印制、卫生事务等。
第三十一条 着装规定
1、工作期间，统一着工装，佩戴工牌；工牌要佩带于左胸前，不能将衣袖、裤子卷起，女性职员穿裙子，不可露袜口，应穿肉色袜子，男性职员系领带时，要将衣服下摆扎在裤腰内，应搭配与服装颜色、款式得当的袜子和鞋类，鞋子保持干净整洁，不得穿拖鞋或无后跟性质的凉鞋。
2、因私外出期间，一律穿便装。
3、参加公司重要会议或者活动时，与会人员须统一着工装，佩戴工牌，男性职员须佩戴深色领带，女性职员须统一佩戴头花。
3、冬装、夏装工服更替以每年5月1日和10月1日为准。
4、工装、衬衣定期清洗熨烫，保持整洁，不得出现掉扣、错扣、开线等现象。
5、下班后将工装收至个人衣柜，严禁乱丢乱挂。
6、工装采购、使用年限及折旧按照公司统一规定执行。
第三十二条 仪容仪表规定
1、上班时间保持情绪饱满，精神愉悦。
2、仪容标准要达到：整洁、大方、自然、得体、美观、典雅；仪表标准要达到：站立挺直端正，入坐稳重自如，行走自然挺胸。
3、上班期间头发应梳理整齐并保持清洁。男性职员头发，后不可过领，旁不可盖耳，不蓄胡须，发型切勿标新立异，不可染自然发色以外的颜色，不剃光头；女性职员可留长发，长发应束好，不可披头散发，且不得染夸张颜色。
4、应保持脸、颈及耳朵整洁干净。女性职员须保持淡雅清妆，化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。
5、保持指甲干净，应经常注意修剪，不留长指甲。男性职员不得涂抹有色指甲油，女性职员涂指甲油要尽量用淡色。
6、不得佩带夸张的项链、耳环、装饰物和吉祥物，男性职员不得戴耳环。
7、要保持脸部、口腔、手脚、衣服等卫生清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。
8、上班时间不得挽袖、卷裤腿。
9、坐时应尽量端正，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。不得坐在桌子上，不得把脚放在桌子上，坐着时不得“4”字型叠腿，不得翘着二郎腿在人前抖动，不得当众剔牙、掏耳朵、抠鼻孔、抓头发、拔胡须、抠脚丫等。
10、会见客户或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。
11、出入房间的礼貌：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。进入后，回手关门，不能大力、粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看住机会。而且要说：对不起，打断您们的谈话。
12、挂电话时需说“再见”，避免莫名其妙的挂电话，一般情况是等对方挂电话后再自行挂断或等通话结束3秒后对方无后续内容时再挂电话。
13、递交物件时，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，如是刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。
14、不得在办公室大声喧哗、嬉笑打闹。非工作人员不得在办公区域停滞、扎堆。
第三十三条 办公环境规定
1、为规范人力行政部办公区域的管理，创造文明、整洁、安全的办公环境，树立良好的企业形象，特制定本规定。
2、责任分工：人力行政部实施值日制和卫生责任制；
2.1 值日制：办公室公共区域和田总办公室，按照值日表责任到人进行打扫；
2.2 卫生责任制：个人办公区域及其它责任区域，责任落实到人；
3、具体要求：
3.1 每天上班前要进行清洁和整理，做到干净整洁。
3.2 地面无灰尘、无油渍、无纸屑等杂物；窗台无积尘、无杂物。
3.3 文件柜内物品资料整洁无灰尘，柜顶无多余杂物。
3.4 办公桌上面除了放置办公文件、材料及必要的物品之外，不乱堆其他东西，做到物品摆放有序，美观；电脑桌、电脑、办公桌、电话等办公设施设备保持每天清洁无灰尘。
3.5接待用水杯在来访人员离去后要及时清洗、摆放整齐。
3.6 垃圾筐内无过满堆放的杂物，下班前值日生将垃圾带走，切记垃圾不过夜。
3.7 电脑、打印机等办公设备保持无灰尘和污渍。
3.8 办公室禁止吸烟。
3.9 午间、晚间下班后将办公设备、灯及其它电器关闭，办公室门窗锁好。
3.10 如遇法定节假日，最后一人离开需将办公室的总闸关闭，以免引起安全隐患。
第三十四条 计算机使用管理制度
为了保证物业公司计算机数据资料的安全性，使计算机系统正常运作，请公司各部门员工遵照以下事项执行：
1、项目或部门配置的计算机由项目经理、部门主管及使用人负责日常保管和维护。
2、公司所有计算机的重大系统维护及设备更新由行政管理部负责安排。
3、任何员工不经计算机所属部门主管授权，不得擅自操作其部门的计算机系统，密码由专人管理。
4、删除计算机中的游戏程序，任何人员、任何时间不得在公司计算机系统中安装和运行任何游戏软件。
5、非专业人员禁止进行安装、拆除或改动计算机中的硬件操作系统，如需维修直接与行政管理部联系报修。
6、计算机内所有重要文件、资料应定期备份至移动硬盘或刻录光盘，备份资料由所属部门或行政管理部保管。
7、客户资料、财务数据等机密文件应设置查阅权限，未经总经理或所属项目负责人授权，任何人不得查阅、打印。
8、所有计算机系统应定期查杀病毒，及时发现、及时处理。
第三十五条 办公用品使用管理规定
为规范公司办公用品的使用和管理工作，本着既满足工作需求又要节约的原则，特制定本管理办法；
1、办公用品的购置：
1.1办公用品由住宅管理部各项目统一对外购买，其他部门和个人不得对外购买。
1.2货比三家，尽量选择质优价廉的办公用品。由各使用部门每月提出购买计划，由分管副总经理批准后进行购买。
1.3数额较小、经常使用的低值易耗品，库存量应保持在三个月的存量之内。
1.4各部门临时急需的物品，及时购买，不留库存。
1.5所有购买的办公用品一律先填写《入库单》，登记入库，每月由各项目行政专员填报《物品入库月报表》。
2、办公用品的领用：
2.1住宅管理部各项目人员在领用办公用品时，必须填写《出库单》，由各项目行政专员填报《物品发放月报表》；各项目要定期盘点库存，并向人力行政部行政管理部备案。
2.2为保证各部室办公需要，急需的办公用品可随时领用。
2.3人力行政部要建立健全的办公用品管理账目及领用单，每月要对库存办公用品进行盘点，填写《盘点月报表》做到账实相符。如出现盘盈或盘亏，应写出书面说明，由人力行政部负责人批准后调整账目。
2.4主管人员变动时，交接双方应同时进行账目和实物的交接，并在交接清单上签字，以示负责。
附表：
1、办公用品借用登记表模板
第三十六条 办公钥匙使用管理制度
1、办公室钥匙的管理：
1.1公司各部门办公室的门匙，由公司人力行政部统一留存备用钥匙一把，并将各办公室所配置的钥匙情况登记在《办公钥匙使用登记表》中。
1.2人力行政部根据员工使用办公室的实际情况，发放办公室门匙。
1.3员工领取钥匙的同时，需在《员工钥匙配备领用/移交表》上签字。该表格交人力行政部存入员工档案。
1.4办公室门匙应妥善保存。如发生丢失、折损，应立即通知公司人力行政部，由公司人力行政部在接到通知后两日内，为该员工配备钥匙。
1.5重要岗位的办公室钥匙发生丢失，人力行政部将根据安全规定，对该门锁进行重新更换，同时收回原配发的门匙。上述过程中所产生的费用，由丢失钥匙的员工全部负责。
1.6员工离职需将办公室门匙交还，签写《员工钥匙配备领用/移交表》。
1.7财务部在接到员工物品交接完毕的通知后，方与其结算工资。
2、办公家具钥匙的管理：
2.1员工办公桌及办公柜钥匙的领用：
2.1.1员工使用的办公家具由公司人力行政部统一购买、编号、发放。新员工到岗后，凭《员工录用通知书》到人力行政部领取办公桌钥匙，并在《办公钥匙使用登记表》上签字。
2.2钥匙的交还：
2.2.1员工在接到人力行政部与其有关的人事变动通知后，需要更换原领用办公家具时，须到人力行政部办理领用钥匙移交手续。
2.2.2员工离职，在交还所领用的全部钥匙后，凭《办公钥匙使用登记表》到财务部结算工资。
3、库房钥匙的管理：
3.1库房钥匙由行政文员保管，备用钥匙放在钥匙箱中。
4、钥匙箱的管理：
4.1钥匙箱的钥匙由人力行政部专职人员保管。
5、更换配置钥匙：
5.1由人力行政部负责钥匙的更换和配制，任何部门或个人不得擅自更换、配制钥匙。
5.2原则上门锁钥匙丢失后，应立即更换锁芯。
5.3重点部位门锁应立即更换。
5.4凡配制钥匙，均由部门经理签单，报人力行政部核准，方可配置。
5.5人力行政部对更换配置钥匙要严格进行登记。
附表：
1、办公钥匙使用登记表模板
第三十七条 办公图书资料使用管理规定
为了加强公司图书与资料的管理，特制定本办法。
1、本公司需集中管理的图书资料、报纸、期刊等，由人力行政部统一购置、订阅、管理。各管理部、各分公司因业务需要而购置的专业书刊资料，由发起部门管理。
2、凡不属归档范围，用于工作业务的图书、刊物、报纸，各类规范及规程，上级机关颁发下达的法规、政策以及录像、录音、图片等载体资料，均属图书资料的管理范围。
3、图书资料应妥善保管，做好防盗、防火、防潮、防蛀、防污染等工作。
4、建立分类整理、定期汇总的检查制度。工具书、参考书应按专业分类整理存放。刊物应由保管部门自行视情处理。其他书目资料应按形成时间为序整理存放。
5、每年应进行一次保管质量和完好程度的检查，发现破损、变质应及时修整和补救。
6、各管理部、各分公司应有专人负责图书资料的管理，所有图书资料应实行登记入账。
7、由公司人力行政部统一管理的图书资料，实行借阅制度。借阅人不得在其上标记符号、划线、折页、剪取。应按期定时归还，遗失或破损应按图书原价一倍或折价赔偿。
8、公司人力行政部管理的图书资料，未经分管副总同意不准外借他人；本公司形成的资料，未经公司总经理同意，不得向外单位公布或传抄。
附表：
1、图书借阅登记表模板
第四节 办公设备使用规定
打印机操作规程
1、打印机与主机联通后，方可执行打印。
2、应及时关注墨粉量，打印质量模糊时须及时更换墨盒，防止损坏硒鼓，更换墨盒时须关闭打印机电源。
3、打印设置应与放置纸张相符，内部文件尽量使用双面打印，设置双面打印时，应选择双面打印的同时设置打印机属性，勾选向左或向上翻页。
4、使用废纸打印时，须选择整齐干净的废纸，带字面朝下放置，进纸方向没有订书机孔等皱褶，避免损坏硒鼓。
数码相机操作规程
1、相机开机使用前，首先应检查电池和存储卡是否正确安装。
2、去除镜头盖，并将镜头锁止解锁后，方能开机使用，注意保护镜头，严禁硬物接触镜头，严禁用非专业清洁用品擦拭镜头，拍照结束后应及时加装镜头盖保护镜头。
3、拍照前应注意选择适用模式，通常情况下选择AUTO模式即可，快门半按为自动对焦，全部按下为拍照。
4、光线不足的条件下，可开启闪光灯补光，闪光灯按钮在相机左侧，闪光灯使用完毕，需手动折回，注意轻按，防止损坏闪光灯。
5、轻拿轻放，使用相机是必须使用相机带，防止脱手。
6、关机状态下方可取出存储卡，存储卡带有自锁设置，按压即可弹出，严禁生拉硬拽，每次照完相后应及时导出照片，防止资料丢失及存储卡过满，存储卡安装有方向性要求，应看清示意安装方向后方可插入，防止设备损坏。
7、设备领用时应办理好交接手续，设备管理人员和领用人员应当面进行验收签字，设备若有损坏，责任人须按价赔偿，找不到责任人时设备管理人员负责赔偿。
8、及时关注相机电量，每次用完应及时充电，充电时间不可超过8小时，严禁整夜充电，防止电池过充损坏。
扫描仪操作规程
1、扫描仪为即插即用设备，需安装驱动程序后，直接插入电脑USB口即可使用扫描功能。
2、被扫描页面字面需朝下放置，玻璃面板应保持干净无尘土无指纹，应防止硬物划伤扫描玻璃面板。
3、设置所需扫描格式，以及扫描分辨率后再进行扫描，建议资质证件类扫描分辨率应设置为600。
4、建议每次扫描开启预览模式，将多余边框去除后保存。
注意事项
办公设备器材等妥善放置，熟悉养护和维护周期，避免因养护和维护不当造成设备损坏；借用有台账，当面交接验证设备是否正常，防止责权不清引起的纠纷，对于损坏设备相关责任人需按价赔偿。
第五章 宣传标准化管理制度
第一节 宣传职责与工作目标
宣传职责
1、负责公司宣传计划的制订、组织及实施，完成公司既定目标。
2、负责公司网站、公众号系统维护管理工作。
3、负责对各项目部宣传员的指导和培训工作以及对微信群官方信息内容的审核。
4、负责公司大事记统计，及宣传册、宣传视频的制作与发放工作。
5、负责公司标识系统管理与统一工作。
6、负责组织协调公司重大活动安排，各项目部检查及活动事项的指导与配合工作。
7、负责企业荣誉及评价管理，企业形象墙及文化墙的设计，业主及甲方满意度调查的收集整理。
8、负责制定宣传激励制度。
9、负责协调相关资源，及时处理外部新闻危机。
10、做好公司年度宣传费用预算。
宣传工作目标及衡量标准
1、公司网站、公众号系统维护及时率100%。
2、宣传员培训覆盖率100%，合格率≥95%。
3、公司网站、公众号及各项目部微信群官方信息内容发布失误率≤1%。
4、宣传册、宣传视频按时完成率100%
5、外部新闻危机处理及时率100%。
第二节 规章制度
宣传管理规定细则
总则
第一条 为了进一步规范和加强公司的宣传工作，推动公司企业文化建设，内聚人心，外塑形象，结合公司实际，特制定本细则。
第二条 宣传工作包括内部宣传、外部宣传、企业形象管理和宣传队伍建设四项内容。内部宣传主要以公司公众号为媒体；外部宣传主要以公司网站、各项目业主微信群为主流媒体以及宣传册、宣传视频等为载体，企业形象管理主要以人力行政部、各管理部、各项目部管理现场标识系统为载体。
第三条 本细则适用于人力行政部、各管理部、各项目部。
责任单位及职责
第四条 责任单位
人力行政部分管副总为全面管理负责人，人力行政部经理负责具体实施标准控制，相关分管副总、各项目经理、宣传部负责人和宣传专员为直接责任人。
第五条 职 责
1、负责公司整体内外宣传、企业形象管理、宣传队伍建设的指导与规范、考评与改进及费用管控。
2、直接负责公众号、公司网站管理与维护，宣传册、宣传视频制作，标识系统的统一规划。
3、各项目部宣传专员承接宣传部下达的工作计划，负责各项目业主微信群管理与维护、企业形象管理及项目部物业管理现场形象的日常管理。
内部宣传管理
第六条 内部宣传主要为公众号维护管理。
第七条 公众号维护分为五个部分，一是每月两次内部管理宣传，要求主题清晰思路明确；二是重要节假日关怀问候；三是重大社会及行业动态的发布；四是最新行业法律法规的公示；五是企业文化及价值观的统一。
第八条 凡内部宣传发布之前必须经人力行政部分管副总审核后，报总经理审核。
外部宣传管理
第九条 外部宣传主要为公司网站、各项目业主微信群维护，宣传册、宣传视频制作。
第十条 公司网址至少每月更新一次，各项目业主微信群至少每月发布一次工作月报，宣传册至少每两年更新一版，宣传视频至少每三年更新一次。
第十一条 公司网站、宣传册、宣传视频发布之前必须经人力行政部分管副总及经理审核后，报总经理审核。各项目业主微信群工作月报发布之前，须项目经理审核后方可发布，定稿后报人力行政部宣传部存档备案。
企业形象管理
第十二条 企业形象管理主要包括标牌标识、客服前台背景、工程设施设备标识、小区环境标识及工装工牌等统一管理，以及企业荣誉及评价管理，企业形象墙及文化墙的设计，业主及甲方满意度调查的收集整理。
第十三条 公司总部及各项目部应加强标识系统管理，如有不符公司统一规范的、缺少的、破损的、遗失的情况，须及时向项目部及宣传部报申请，由分管副总审核通过后方能进入采购制作环节，否则不予报销。
第十四条 宣传部应协同各专业分管副总及时监督和指导各部标识系统管理，及时备案，规范统一。
第十五条 标识系统体现公司总部及各项目部管理品质与水平，宣传部将对于各部标识系统管理例行检查，发现问题，立即发出整改通知，并限期整改，到期未整改部门，将在月工作会议中通报批评，同时抄送总经理。
宣传队伍建设
第十六条 各项目部指定专人兼任本项目部宣传专员，各项目部调整宣传专员应报宣传部备案。
第十七条 公司宣传队伍由人力行政部宣传部牵头，各项目部宣传专员配合，在宣传部指导下开展工作，负责各项目部宣传工作的开展落实。
第十八条 公司人力行政部宣传部负责制定公司宣传队伍的培训计划，组织各项目部宣传专员培训，并对宣传专员的工作进行评估、考核。
第十九条 定期由人力行政部宣传部组织公司分管副总及项目经理对新闻宣传工作进行总结、评比。
宣传资料档案管理
第二十条 公司所有宣传资料和音像资料为公司无形资产，知识产权归公司所有，任何公司以外个人、企业、媒体未经我公司同意，严禁私自转载转发。未经总经理同意，任何人不得向外界提供我公司宣传资料和音像资料原始素材及模板，违者公司将追究其法律和经济责任。
第二十一条 宣传部要对新闻信息、数据资料、图片进行复审，保证宣传基础资料采集真实性和及时性。
第二十二条 宣传部对于媒体类宣传资料及原始素材要及时存档，每季度收集整理一次进行备案，定期进行刻录永久存档。
第二十三条 无论采纳与否，宣传部都应对公司内部各类上报各项新闻素材做好登记统计，作为各项目部、宣传专员评优依据。
第二十四条 宣传册及宣传视频制作完成后及时存档，原始素材资料及终稿由宣传部存档备案，对宣传册做好领用统计，及时关注库存，保证印刷量充足。
宣传激励制度
第二十五条 为鼓励公司全员参与企业宣传工作，共同维护企业形象，提高各项目宣传工作积极性，特制定本激励制度。
第二十六条 凡适用于公司网站、公众号宣传的新闻素材，不受题材限制，针对全体员工，对于每次新闻投稿者经人力行政部采纳后给予奖励，稿酬30-100元。
第二十七条 对于项目经理和宣传专员的激励机制详见《各项目部培训、宣传、人事和物资管理激励机制》。
第二十八条 每季度对各项目内外宣传及企业形象管理工作进行综合评定，评判依据为业主微信群维护与管理排名、本项目员工新闻稿件的投稿量、本项目标识系统管理五个统一的落实排名等数据。季度排名第一的项目部颁发“公司宣传优质项目部流动锦旗”，全公司通报表彰，并与项目经理和宣传专员的激励机制挂钩。
山西媒体危机公关应急预案
总则
第一条 为深入贯彻落实党中央、国务院关于建立和完善失信联合惩戒机制，适应宣传工作在新形势下的新变化，进一步规范公司媒体危机公关应急管理工作，切实维护企业品牌和社会形象，确保公司和谐稳定健康发展，特制定本办法。
第二条 本办法适用于处理所有可能对公司及各管理部、各项目正常作业、经营造成较大影响，损害公司利益与形象的突发事件的媒体危机公关工作。
组织机构及职责
第三条 组织机构
山西媒体危机公关工作领导小组
组长:
执行组长：
副组长:
成员:
◆人力行政部负责与省住建厅、市房产局公共关系接洽；
◆各分公司、住宅、非住宅管理部负责与县房管部门公共关系对接；
◆各项目部负责与街办、社区公共关系维护。
山西媒体危机公关工作领导小组设在事业拓展部，负责日常组织协调工作。
第四条 工作职责
1、制定公司媒体危机公关管理办法，做好突发危机事件的预防与排查工作，及时协调相关领导和部门抓好危机隐患的整改工作；
2、加强与业主、甲方、设计、监理单位沟通协调，适时做好与当地政府有关部门及其他利益相关方的交流工作，预防和杜绝媒体危机的发生；
3、与当地派出所，维稳办沟通联系，建立良好关系；
4、在日常管理中注重对危机的预防，做好对于各种潜在危机的分析、预测、排查工作；
5、做好所属员工的媒体危机公关培训工作，提高其危机防范本领及技能，并适时组织预案演练；
6、加强各项目内部资料的管理，指定专人负责收集、整理、保管好本项目有关业主信息、建筑施工管理等内部资料，防止资料泄密；
7、危机事件发生后，第一时间向公司媒体危机公关工作领导小组汇报有关情况，并启动媒体危机公关应急预案；
8、协助公司媒体危机公关工作领导小组办公室抓好媒体危机处置中的各项工作。
应对原则
第五条 预防为主原则
坚持预防与应急相结合，尽量杜绝危机事件的发生。要从一些事件的表象中分析预测事件的性质、有可能转化的程度、会不会出现问题等，从而作出正确的判断，做好应对危机事件的各项准备工作；
第六条 快速反应原则
危机事件具有负面影响大、传播速度快的特点。要抓住危机事件初始阶段没有扩大的有利时机，快速行动，争取主动。针对安全事故、质量问题、群体围攻、聚众闹事等重大危机事件处理要在24小时内基本处理完毕；针对施工扰民等一般危机事件要在4小时内基本处理完毕；
第七条 真诚沟通原则
在应对危机事件时应当端正态度，真诚沟通，说明事实真相，积极正确引导舆论，维护企业良好形象；
第八条 以人为本原则
无论处置什么性质的危机事件，必须把保障人员的生命安全和公众健康作为首要任务，最大程度地减少事件所造成的人员伤害和危害；
第九条 统一口径原则
要实事求是、措辞严谨、简明扼要，对外统一发言口径，非新闻发言人不得以任何理由对外界发布信息，不得回答记者或其他公众的任何提问。
第十条 公司对外新闻发言人
田宏、贺恒龙、李晓红、冯彬、赵志刚、王永红
处理流程
第十一条 事发项目处理流程
1、第一时间启动媒体危机公关应急预案，展开调査，包括原因、时间、地点、现状、趋势、后果、影响等，密切跟踪事件发展态势；
2、第一时间设立警戒线并由专人看管，遮挡公司标识，有理有力有节地制止无关人员擅自进入现场；
3、第一时间向公司媒体危机公关工作领导小组进行报告，人力行政部与省住建厅、市房产局接洽，各分公司、住宅、非住宅管理部负责与县房管部门对接，各项目部与街办、社区联络，并与业主委员会、业主代表、业主筹委会、监理、设计等取得联系，就媒体危机公关工作召开专题会，明确媒体危机应对中各方职责；
4、正确接待媒体，认真核实并记录记者身份信息，正面回应记者合理的采访请求，将其引导至指定的新闻发言人，由新闻发言人负责接待与信息发布；
5、对危机事件受伤害的人员、家属或者被疏散的人员，要有专人贴身陪护、管理，防止媒体私自采访和他人随意发表看法。
第十二条 媒体危机公关工作领导小组办公室
1、接到事发项目上报的事故信息后，立即召开紧急会议，小组内通报事件情况，根据具体问题探讨应对措施，明确分工；
2、指导事发项目落实危机公关应急预案，并做好媒体接待工作；
3、进行全网、全时段跟踪监测，通过搜索企业名称、事件关键词等收集“与我相关”的舆情信息，分析总结媒体的焦点，了解公众的观点，对于网络上出现的谣言、负面报道等，可根据具体事件具体情况采取相应措施加以疏导或遏制，防止蔓延，扩大影响；
4、做好过程中的文字、影像资料留存工作。
罚则
第十三条 事发项目应在半小时内将有关情况上报公司媒体危机公关办公室。在危机处理过程中，应积极、迅速、如实，不得推诿、拖延、回避。对不按规定及时上报、不积极配合相关项目进行危机处理，或对媒体危机处理不当，给企业造成重大损失和不利影响的项目负责人与直接责任人，追究相关责任。
附则
第十四条 本办法解释权归山西媒体危机公关工作领导小组。
