有时候我们会遇到这种情况:你的团队在加班；你还会收到源源不断的临时任务请求；你的主管也一直要求你向他汇报项目的状态更新或进度报告。当你有了足够的经验，你就会知道这种情况经常发生，项目管理过程可能会被打断。
其实和过去相比，我们工作的方式比完成作品的状态更重要。如果我们的流程没有得到优化和简化，那么团队成员就会因为应对上述状态而疲惫不堪。
团队领导如何利用大量的信息和数据，有效、高效地沟通，顺畅地协作，按时完成工作？在这篇文章中，我们指出了项目管理过程无法正常工作的五个原因，并提供了切实可行的解决方案，以帮助您和您的团队步入正轨。
问题1:当我们无法满足所有临时任务的要求时
在项目进行到一半和最后一刻，我们经常会收到来自各方的请求:意想不到的报告、相关部门的反馈、种子用户的评论等等。我们遇到的一些企业甚至声称，他们在这个阶段花了多达一半的时间在计划外的工作上。观察他们的工作状态报告可以发现，他们只把43%的时间花在主要工作上，每天经历13次以上的工作中断。每次中断后，可能需要20分钟才能回到手头的工作。这种处理临时工的常态，造成了企业效率低下的一大原因。
现代工作管理要求做好各种工作的准备，无论是计划内的还是计划外的。为紧急情况做准备是必要的。尤其是即使制定了强有力的项目计划，也很难按照计划去工作。
有时候我们也需要知道，接受请求并不意味着我们必须遵从每一个请求。跟踪临时职位是为了帮助企业获得职位的可见性。我们可以通过设置明确的界限和标准化的要求来确保对临时工作的管理。工作进行的时候，保持有序，让临时任务在预定的约束框架下推进，最大程度保证任务的完成。
问题2:当我们看不到团队在做什么的时候
无疑，这种情况说明团队要么任务分配混乱，要么任务信息传递不清晰，阻碍了工作的透明性。当我们不知道自己的时间花在了哪里，我们就无法确定工作的优先顺序。如果优先级不明确，整个团队都会变得紧迫。没有工作的可视性，就不可能进行有效的时间管理，而时间管理是项目管理的核心。
同时，知名度低也是工作弹性不足的主要原因。这样的团队通常缺乏快速适应项目变更或对变更做出反应的能力。
此外，由于缺乏可见性，几乎无法评价人们的工作。尽管员工应该学会如何增强自己的可见性，尤其是在面对绩效考核时，但管理者仍然需要对团队的工作保持一致的可见性。这一方面保证了公平性，另一方面也便于团队成员提供有用的反馈，为以后的项目做打算。
低价值的沟通和冗长的会议往往是阻碍工作可见性的最大元凶。只有通过集中的工作管理和简化的流程，员工才能随时查看自己的工作内容，管理者才能及时访问成员的工作状态。
工作流管理可以帮助团队改变这种看不见的状态，使每一个协作成员都能理解任务并保持认知的一致性，这是保证任务最终达成的最好手段。
问题3:当各种应用工具彼此断开连接时
在企业调查中，我们发现近一半的员工表示，执行工作所需的应用程序和程序的数量会影响他们的工作效率。一方面是通讯工具带来的延迟。也就是使用即时通讯软件，对于一个庞大的项目来说，保证100个人收到消息会浪费整个团队的工作时间。
沟通工具只是一个方面，更何况我们的企业还要面对CRM、HRM、ERP等工具。对于很多团队来说，什么时候连接这些工具，什么时候划分这些工具是一个两难的问题。
知道什么时候连接工具，什么时候切割工具。
组织和简化工具集的第一步是尽可能地合并和连接它们。我们可以通过BPM平台整合这些系统的数据，使它们处于统一的管理和调度状态。然而，过时或无效的工具，如内部电子邮件，需要果断丢弃。
问题4:当我们不能混合多种工作方法时
现代项目管理不再仅仅是一种管理方法，而是经常要求我们以多种方式管理一个或多个项目。例如，一些项目经常需要应用传统项目管理和敏捷项目管理。如何找到适合企业的最佳组合模式，成为管理者需要考虑的新课题。
根据我们收到的反馈，44%的项目经理说瀑布和敏捷管理需要共存。经理的工作是找到可以在两者之间转换的工具，汇总数据，报告每个人的进展，并将团队整合到不同的方法中。
同时，你也应该知道使用每种方法的优缺点。当使用各种方法时，团队成员接受培训以清楚地理解每种方法的优点和缺点是至关重要的。
问题5:没有单一工作平台统筹工作时。
我们谁都承受不起流程或工作中任何一个环节的混乱状态，那会大大降低我们的效率。
企业工作流管理应该包括各种工作、方法论和参与者，它应该是管理企业整个生命周期的整体。
企业工作流管理关注从最初的请求到交付以及任务、问题和项目的测量的可见性。它是一个单一的工作场所，可以管理工作请求、跟踪工作进度、管理资源、规划功能、收集项目数据，并提供可为任何受众轻松定制的可见性。如果你还没有找到这种方式，你应该试着去了解BPM管理平台，让它成为串联你的企业工作流程的核心平台。
